Avvikelser från 2010

Korrigeringsåtgärder ifyllda med kursiv text i blanketterna nedan.

Avvikelseblankett (även för noteringar) nr: 1

Denna del ifylls av den som upptäcker en avvikelse.

Namn: Marie Pettersson Telenr: 046-16 58 52 Stiftelsen TEM vid Lunds universitet Dagens datum: 2010-08-30

Avvikelsens plats: Stadsbyggnadskontoret Avvikelsens datum: 2010-08-23 Avvikelsens tid:

Beskriv avvikelsen (samt orsak om möjligt):

Avvikelse Miljöpolicyn är inte tillgänglig för allmänheten vilket är ett krav i standarden. Policyn kunde inte hittas på Lunds kommuns hemsida.

Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun: 1. Miljöpolicy

Beskriv den omedelbara avhjälpande åtgärden, om någon gjorts: (Fylls ej i av internrevisor)

Anmärkningen påpekades för Stadsbyggnadskontorets informatör som såg till att lägga ut miljöpolicyn på Lunds kommuns nydesignade hemsida. Vid omdesignen försvann vissa länkar såsom miljöpolicyn.

……………………………………………. (Vid internrevision skriver intervjuad person under på streckade linjen.)

Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag:

Lägg ut policyn på Stadsbyggnadskontorets hemsida så att den på ett enkelt sätt kan hittas.

Lämna denna blankett till miljösamordnaren snarast! (Internrevisor fortsätter på s. 2) Denna del ifylles av miljösamordnaren (revisor vid internrevision) Ovanstående är en: avvikelse (hindrar att kraven uppfylls) X0 notering (hindrar ej att kraven uppfylls) 0

Internrevisor fyller ej i nedanstående.

Möjlig grundorsak:………………………………………………………………………………

Miss i samband med överläggning av dokument från gamla till nya www.lund.se

Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Korrigerande åtgärder

Checklista upprättas med de dokument som måste flyttas över innan överflytt påbörjas.

Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Korrigering genomförd.

Miljösamordnaren föreslår eventuella förebyggande åtgärder (som förebygger att avvikelsen uppstår någon annanstans) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Förebyggande åtgärder

Checklista upprättas med de dokument som måste flyttas över innan överflytt påbörjas.

Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Förvaltningschefens godkännande:

Avvikelsen föredragen och ändringar/korrigeringar beslutade 2010-11-08 av Lednignsgruppen med Förvaltningschefen Inga Hallén 2010-11-08.

Revisionsledarens sign. på kommande revision efter kontroll att åtgärderna genomförts:……………….....……………………………

Datum:………………………………………………..

Avvikelseblankett (även för noteringar) nr: 2

Denna del ifylls av den som upptäcker en avvikelse.

Namn: Marie Pettersson Telenr: 046-16 58 52 Stiftelsen TEM vid Lunds universitet Dagens datum: 2010-08-30

Avvikelsens plats: Stadsbyggnadskontoret Avvikelsens datum: 2010-08-23 Avvikelsens tid:

Beskriv avvikelsen (samt orsak om möjligt):

Avvikelse Den laglista som tillhandahålls verksamheten upplevs som tung och svårarbetad och används därför inte. Det är också för sällan att få den uppdaterad en gång om året då det ofta sker regelförändringar som kan påverka verksamheten. Denna laglista fanns vid revisionstillfället inte tillgänglig i systemet.

Istället har Stadsbyggnadskontoret ett för dem mera anpassat sätt att jobba med lagstiftning då en anställd jurist håller koll på vilka lagar de berörs av och hur det påverkar verksamheten. Dessutom byggs mycket av den för förvaltningen viktigaste miljölagstiftningen in i de olika typerna av ärendehantering och planförfarandet. Formellt sätt bryter Stadsbyggnadskontoret mot kommunstandarden krav. Samtidigt fungerar det här förfaringssättet väl för förvaltningen och jag ser ingen anledning till att börja använda en laglista som inte fungerar för verksamheten. Däremot bör rutinen som styr hanteringen av lagar och andra krav ändras så att den stämmer med det verkliga förfaringssättet.

Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun: 3. Lagar och andra krav

Beskriv den omedelbara avhjälpande åtgärden, om någon gjorts: (Fylls ej i av internrevisor)

Istället för laglista har vi tillgång till en databas, Karnov, som har all lagtext uppdaterad. Organisationen en nämndsjurist som bevakar lagändringar.

Rutinen ändrad och beslutad 2010-11-08

……………………………………………. (Vid internrevision skriver intervjuad person under på streckade linjen.)

Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag:

Ändra rutin vad gäller lagbevakning så att det stämmer med det verkliga förfaringssättet.

Lämna denna blankett till miljösamordnaren snarast! (Internrevisor fortsätter på s. 2) Denna del ifylles av miljösamordnaren (revisor vid internrevision) Ovanstående är en: avvikelse (hindrar att kraven uppfylls) X0 notering (hindrar ej att kraven uppfylls) 0

Internrevisor fyller ej i nedanstående.

Möjlig grundorsak:………………………………………………………………………………

En ändring i arbetssättet har anammats utan att detta dokumenterats i systemet.

Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Korrigerande åtgärder

Bättre ordning vid ändring av rutiner, så att dessa verkligen dokumenteras

Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Miljösamordnaren föreslår eventuella förebyggande åtgärder (som förebygger att avvikelsen uppstår någon annanstans) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Förebyggande åtgärder

Ändringar beslutas och dokumenteras i protokoll/minnesanteckningar

Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Förvaltningschefens godkännande:

Avvikelsen föredragen och ändringar/korrigeringar beslutade 2010-11-08 av Lednignsgruppen med Förvaltningschefen Inga Hallén 2010-11-08.

Revisionsledarens sign. på kommande revision efter kontroll att åtgärderna genomförts:……………….....……………………………

Datum:………………………………………………..

Avvikelseblankett (även för noteringar) nr: 3

Denna del ifylls av den som upptäcker en avvikelse.

Namn: Marie Pettersson Telenr: 046-16 58 52 Stiftelsen TEM vid Lunds universitet Dagens datum: 2010-08-30

Avvikelsens plats: Stadsbyggnadskontoret Avvikelsens datum: 2010-08-23 Avvikelsens tid:

Beskriv avvikelsen (samt orsak om möjligt):

Avvikelse Det andra detaljerade målet är att man ska genomföra två konkreta projekt ur LundaEko. Åtgärder är att ett nytt kulturmiljöprogram ska arbetas fram och att en ny översiktsplan ska tas fram. Speciellt det sistnämnda förefaller som en aktivitet som även utan ett MLS skulle genomföras och här behöver miljörelevansen förtydligas, som att speciell miljöhänsyn i något avseende ska tas.

Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun: 5. Detaljerade miljömål

Beskriv den omedelbara avhjälpande åtgärden, om någon gjorts: (Fylls ej i av internrevisor)

Avvikelsen meddelad i Ledningsgruppen. Utredning tillsatt för att se vad man kan göra åt avvikelsen, som inte är enkel. En översiktsplan har en oerhörd miljöpåverkan, men huruvida man kan peka ut speciella miljödelar eller om speciell miljöhänsyn tas är svårt. Beslutades att speciellt peka ut de delar i översiktsplanen som belyser miljörelevansen (Jonas och Claus). Texten finns.

……………………………………………. (Vid internrevision skriver intervjuad person under på streckade linjen.)

Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag:

Ingen speciell åtgärd identiferad ännu-

Förtydliga vilken miljöförbättring detta mål egentligen syftar till.

Lämna denna blankett till miljösamordnaren snarast! (Internrevisor fortsätter på s. 2) Denna del ifylles av miljösamordnaren (revisor vid internrevision) Ovanstående är en: avvikelse (hindrar att kraven uppfylls) X0 notering (hindrar ej att kraven uppfylls) 0

Internrevisor fyller ej i nedanstående.

Möjlig grundorsak:………………………………………………………………………………

Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Korrigerande åtgärder

Dialog om hur man kan uppfylla miljöledningens krav i fråga om dokumentation av miljöhänsyn kan behövas.

Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Miljösamordnaren föreslår eventuella förebyggande åtgärder (som förebygger att avvikelsen uppstår någon annanstans) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Förebyggande åtgärder

Samma som ovan, dialog

Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Förvaltningschefens godkännande:

Avvikelsen föredragen och ändringar/korrigeringar beslutade 2010-11-08 av Lednignsgruppen med Förvaltningschefen Inga Hallén 2010-11-08.

Datum:……………………………………………..… Revisionsledarens sign. på kommande revision efter kontroll att åtgärderna genomförts:……………….....……………………………

Datum:………………………………………………..

Avvikelseblankett (även för noteringar) nr: 4

Denna del ifylls av den som upptäcker en avvikelse.

Namn: Marie Pettersson Telenr: 046-16 58 52 Stiftelsen TEM vid Lunds universitet Dagens datum: 2010-08-30

Avvikelsens plats: Stadsbyggnadskontoret Avvikelsens datum: 2010-08-23 Avvikelsens tid:

Beskriv avvikelsen (samt orsak om möjligt):

Avvikelse Rutinen för dokumentstyrning stämmer inte med verkligheten då det gamla sättet att ange uppdatering av dokument beskrivs här.

Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun: 12. Dokumentstyrning

Beskriv den omedelbara avhjälpande åtgärden, om någon gjorts: (Fylls ej i av internrevisor)

Rutinen för Dokomentstyrning är uppdaterad och uppfyller kraven.

……………………………………………. (Vid internrevision skriver intervjuad person under på streckade linjen.)

Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag:

Ändra rutin för dokumentstyrning och beskriv hur uppdateringar av dokument anges.

Lämna denna blankett till miljösamordnaren snarast! (Internrevisor fortsätter på s. 2) Denna del ifylles av miljösamordnaren (revisor vid internrevision) Ovanstående är en: avvikelse (hindrar att kraven uppfylls) X0 notering (hindrar ej att kraven uppfylls) 0

Internrevisor fyller ej i nedanstående.

Möjlig grundorsak:………………………………………………………………………………

Miss i överföringen från gamla till nya systemet.

Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Korrigerande åtgärder

Checklista eller motläsning av annan person som kontrollerar att alla ändringar kommer med vid en flytt av systemet.

Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Miljösamordnaren föreslår eventuella förebyggande åtgärder (som förebygger att avvikelsen uppstår någon annanstans) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Förebyggande åtgärder

Bättre ordning vid flytt av system i form av planering, framtagning av underlag i form av checklistor mm som ökar kvaliteten och säkerheten-

Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Förvaltningschefens godkännande:

Avvikelsen föredragen och ändringar/korrigeringar beslutade 2010-11-08 av Lednignsgruppen med Förvaltningschefen Inga Hallén 2010-11-08.

Revisionsledarens sign. på kommande revision efter kontroll att åtgärderna genomförts:……………….....……………………………

Datum:………………………………………………..

Avvikelseblankett (även för noteringar) nr: 5

Denna del ifylls av den som upptäcker en avvikelse.

Namn: Marie Pettersson Telenr: 046-16 58 52 Stiftelsen TEM vid Lunds universitet Dagens datum: 2010-08-30

Avvikelsens plats: Stadsbyggnadskontoret Avvikelsens datum: 2010-08-23 Avvikelsens tid:

Beskriv avvikelsen (samt orsak om möjligt):

Notering/Förbättringsförslag Ett problem med miljöaspektvärderingen är att de betydande aspekterna Kontorsmaterial/ papper/lamineringsplast får samma siffra (17) som den självklart mycket mer påverkande aspekten Miljöeffekter av samhällsbyggnadsplaner. Orsaken är att mätskalan i värderingsmodellen är för trubbig och kanske är det som att jämföra äpplen och päron. Samtidigt bör det här tydliggöras att det är klasskillnad på dessa aspekter.

Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun: 2. Miljöaspekter

Beskriv den omedelbara avhjälpande åtgärden, om någon gjorts: (Fylls ej i av internrevisor)

Vi tänker lägga på ett poäng på "miljöeffekter av Samhällsbyggnadsprocessen" och få den viktigast.

Efter dialog i ledningsgruppen beslutades att lägga på ett poäng i viktningen så att denna punkt blev viktigast 2010-11-08

……………………………………………. (Vid internrevision skriver intervjuad person under på streckade linjen.)

Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag:

Tydliggör skillnaden i tyngd mellan aspekterna

Lämna denna blankett till miljösamordnaren snarast! (Internrevisor fortsätter på s. 2) Denna del ifylles av miljösamordnaren (revisor vid internrevision) Ovanstående är en: avvikelse (hindrar att kraven uppfylls) 0 notering (hindrar ej att kraven uppfylls) X0

Internrevisor fyller ej i nedanstående.

Möjlig grundorsak:………………………………………………………………………………

Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Korrigerande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Miljösamordnaren föreslår eventuella förebyggande åtgärder (som förebygger att avvikelsen uppstår någon annanstans) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Förebyggande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Förvaltningschefens godkännande:

Avvikelsen föredragen och ändringar/korrigeringar beslutade 2010-11-08 av Lednignsgruppen med Förvaltningschefen Inga Hallén 2010-11-08.

Revisionsledarens sign. på kommande revision efter kontroll att åtgärderna genomförts:……………….....……………………………

Datum:………………………………………………..

Avvikelseblankett (även för noteringar) nr: 6

Denna del ifylls av den som upptäcker en avvikelse.

Namn: Marie Pettersson Telenr: 046-16 58 52 Stiftelsen TEM vid Lunds universitet Dagens datum: 2010-08-30

Avvikelsens plats: Stadsbyggnadskontoret Avvikelsens datum: 2010-08-23 Avvikelsens tid:

Beskriv avvikelsen (samt orsak om möjligt):

Notering/Förbättringsförslag Ett av de detaljerade målen handlar om att minska mängden förbrukningsmaterial och man har angett start och slutdatum för detta. Däremot har man inte angett någon målmängd, dvs önskad procentuell minskning. Det vore här önskvärt att veta vad som ska uppnås för att kunna satsa resurser därefter.

Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun: 5. Detaljerade miljömål

Beskriv den omedelbara avhjälpande åtgärden, om någon gjorts: (Fylls ej i av internrevisor)

Vi mäter i inköpsmängden per år och jämför, är det tänkt. Kan göras i årsutvärderingen av miljöredovisningen.

……………………………………………. (Vid internrevision skriver intervjuad person under på streckade linjen.)

Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag:

Ange målmängd.

Lämna denna blankett till miljösamordnaren snarast! (Internrevisor fortsätter på s. 2) Denna del ifylles av miljösamordnaren (revisor vid internrevision) Ovanstående är en: avvikelse (hindrar att kraven uppfylls) 0 notering (hindrar ej att kraven uppfylls) X0

Internrevisor fyller ej i nedanstående.

Möjlig grundorsak:………………………………………………………………………………

Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Korrigerande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Miljösamordnaren föreslår eventuella förebyggande åtgärder (som förebygger att avvikelsen uppstår någon annanstans) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Förebyggande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Förvaltningschefens godkännande:

Avvikelsen föredragen och ändringar/korrigeringar beslutade 2010-11-08 av Lednignsgruppen med Förvaltningschefen Inga Hallén 2010-11-08.

Revisionsledarens sign. på kommande revision efter kontroll att åtgärderna genomförts:……………….....……………………………

Datum:………………………………………………..

Avvikelseblankett (även för noteringar) nr: 7

Denna del ifylls av den som upptäcker en avvikelse.

Namn: Marie Pettersson Telenr: 046-16 58 52 Stiftelsen TEM vid Lunds universitet Dagens datum: 2010-08-30

Avvikelsens plats: Stadsbyggnadskontoret Avvikelsens datum: 2010-08-23 Avvikelsens tid:

Beskriv avvikelsen (samt orsak om möjligt):

Notering/Förbättringsförslag För tillfället kan alla medarbetare gå in wikisystemet och göra ändringar fastän det egentligen bara ska vara miljösamordnaren som har rättighet att göra det.

Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun: 12. Dokumentstyrning

Beskriv den omedelbara avhjälpande åtgärden, om någon gjorts: (Fylls ej i av internrevisor)

Rättigheterna är ändrade så att korrekta rättigheter är satta.

……………………………………………. (Vid internrevision skriver intervjuad person under på streckade linjen.)

Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag:

Spärra skrivbarheten i systemet.

Lämna denna blankett till miljösamordnaren snarast! (Internrevisor fortsätter på s. 2) Denna del ifylles av miljösamordnaren (revisor vid internrevision) Ovanstående är en: avvikelse (hindrar att kraven uppfylls) 0 notering (hindrar ej att kraven uppfylls) X0

Internrevisor fyller ej i nedanstående.

Möjlig grundorsak:………………………………………………………………………………

Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Korrigerande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Miljösamordnaren föreslår eventuella förebyggande åtgärder (som förebygger att avvikelsen uppstår någon annanstans) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Förebyggande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Förvaltningschefens godkännande:

Avvikelsen föredragen och ändringar/korrigeringar beslutade 2010-11-08 av Lednignsgruppen med Förvaltningschefen Inga Hallén 2010-11-08.

Revisionsledarens sign. på kommande revision efter kontroll att åtgärderna genomförts:……………….....……………………………

Datum:………………………………………………..

Avvikelseblankett (även för noteringar) nr: 8

Denna del ifylls av den som upptäcker en avvikelse.

Namn: Marie Pettersson Telenr: 046-16 58 52 Stiftelsen TEM vid Lunds universitet Dagens datum: 2010-08-30

Avvikelsens plats: Stadsbyggnadskontoret Avvikelsens datum: 2010-08-23 Avvikelsens tid:

Beskriv avvikelsen (samt orsak om möjligt):

Notering/Förbättringsförslag Rutin finns för kris och katastrofberedskap, men inte i miljöledningssystemet. Här bör länk infogas till relevant rutin.

Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun: 13. Beredskap och agerande vid nödlägen

Beskriv den omedelbara avhjälpande åtgärden, om någon gjorts: (Fylls ej i av internrevisor)

Fixas i samband med uppbyggnaden av nya webben, "inloggad" (Handlingsplan kan behövas!)

……………………………………………. (Vid internrevision skriver intervjuad person under på streckade linjen.)

Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag:

Länka till relevant rutin.

Lämna denna blankett till miljösamordnaren snarast! (Internrevisor fortsätter på s. 2) Denna del ifylles av miljösamordnaren (revisor vid internrevision) Ovanstående är en: avvikelse (hindrar att kraven uppfylls) 0 notering (hindrar ej att kraven uppfylls) X0

Internrevisor fyller ej i nedanstående.

Möjlig grundorsak:………………………………………………………………………………

Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Korrigerande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Miljösamordnaren föreslår eventuella förebyggande åtgärder (som förebygger att avvikelsen uppstår någon annanstans) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Förebyggande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Förvaltningschefens godkännande:

Avvikelsen föredragen och ändringar/korrigeringar beslutade 2010-11-08 av Lednignsgruppen med Förvaltningschefen Inga Hallén 2010-11-08.

Revisionsledarens sign. på kommande revision efter kontroll att åtgärderna genomförts:……………….....……………………………

Datum:………………………………………………..

Avvikelseblankett (även för noteringar) nr: 9

Denna del ifylls av den som upptäcker en avvikelse.

Namn: Marie Pettersson Telenr: 046-16 58 52 Stiftelsen TEM vid Lunds universitet Dagens datum: 2010-08-30

Avvikelsens plats: Stadsbyggnadskontoret Avvikelsens datum: 2010-08-23 Avvikelsens tid:

Beskriv avvikelsen (samt orsak om möjligt):

Notering/Förbättringsförslag Tillståndet för transport av farligt avfall för Stena Miljö AB, som ligger i systemet, gick ut 09-08-20.

Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun: 3. Lagar och andra krav

Beskriv den omedelbara avhjälpande åtgärden, om någon gjorts: (Fylls ej i av internrevisor)

Skall åtgärdas. Antingen kan vi behöva söka igen eller så avvaktar vi Kristallen. - Beslut tas om vilketdera!

……………………………………………. (Vid internrevision skriver intervjuad person under på streckade linjen.)

Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag:

Lägg upp Stena Miljös nya tillstånd.

Lämna denna blankett till miljösamordnaren snarast! (Internrevisor fortsätter på s. 2) Denna del ifylles av miljösamordnaren (revisor vid internrevision) Ovanstående är en: avvikelse (hindrar att kraven uppfylls) 0 notering (hindrar ej att kraven uppfylls) X0

Internrevisor fyller ej i nedanstående.

Möjlig grundorsak:………………………………………………………………………………

Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Korrigerande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Miljösamordnaren föreslår eventuella förebyggande åtgärder (som förebygger att avvikelsen uppstår någon annanstans) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Förebyggande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Förvaltningschefens godkännande:

Avvikelsen föredragen och ändringar/korrigeringar beslutade 2010-11-08 av Lednignsgruppen med Förvaltningschefen Inga Hallén 2010-11-08.

Revisionsledarens sign. på kommande revision efter kontroll att åtgärderna genomförts:……………….....……………………………

Datum:………………………………………………..

Avvikelseblankett (även för noteringar) nr: 10

Denna del ifylls av den som upptäcker en avvikelse.

Namn: Marie Pettersson Telenr: 046-16 58 52 Stiftelsen TEM vid Lunds universitet Dagens datum: 2010-08-30

Avvikelsens plats: Stadsbyggnadskontoret Avvikelsens datum: 2010-08-23 Avvikelsens tid:

Beskriv avvikelsen (samt orsak om möjligt):

Notering/Förbättringsförslag Det finns idag problem med återvinningsstationen utanför Stadsbyggnadskontoret på Byggmästaregatan. Eftersom alla kärl är öppna händer det att personer utifrån slänger skräp här och ibland i fel behållare så att källsorteringen förstörs. Här skulle man kanske fundera på att ha ett låst sophus, eller åtminstone tydlig skyltning.

Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun: 11. Verksamhetsrutiner

Beskriv den omedelbara avhjälpande åtgärden, om någon gjorts: (Fylls ej i av internrevisor)

Är påtalad till fastighetsägaren -Skall förhoppningsvis åtgärdas. (Handlingsplan kan behövas!)

……………………………………………. (Vid internrevision skriver intervjuad person under på streckade linjen.)

Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag:

Låst sophus och/eller tydlig skyltning.

Lämna denna blankett till miljösamordnaren snarast! (Internrevisor fortsätter på s. 2) Denna del ifylles av miljösamordnaren (revisor vid internrevision) Ovanstående är en: avvikelse (hindrar att kraven uppfylls) 0 notering (hindrar ej att kraven uppfylls) X0

Internrevisor fyller ej i nedanstående.

Möjlig grundorsak:………………………………………………………………………………

Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Korrigerande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Miljösamordnaren föreslår eventuella förebyggande åtgärder (som förebygger att avvikelsen uppstår någon annanstans) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Förebyggande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Förvaltningschefens godkännande:

Avvikelsen föredragen och ändringar/korrigeringar beslutade 2010-11-08 av Lednignsgruppen med Förvaltningschefen Inga Hallén 2010-11-08.

Revisionsledarens sign. på kommande revision efter kontroll att åtgärderna genomförts:……………….....……………………………

Datum:………………………………………………..

Avvikelseblankett (även för noteringar) nr: 11

Denna del ifylls av den som upptäcker en avvikelse.

Namn: Marie Pettersson Telenr: 046-16 58 52 Stiftelsen TEM vid Lunds universitet Dagens datum: 2010-08-30

Avvikelsens plats: Stadsbyggnadskontoret Avvikelsens datum: 2010-08-23 Avvikelsens tid:

Beskriv avvikelsen (samt orsak om möjligt):

Notering/Förbättringsförslag Lysrörshanteringen på Byggmästaregatan är ett problem. Här ansvarar Serviceförvaltningen för att byta och transportera bort de gamla lysrören. Av okänd anledning har lysrören istället hamnat i Stadsbyggnadskontorets källare. Denna hantering bör styras upp så att lysrören når sin slutliga destination.

Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun: 11. Verksamhetsrutiner

Beskriv den omedelbara avhjälpande åtgärden, om någon gjorts: (Fylls ej i av internrevisor)

Är påtalad till Serviceförvaltningen. (Handlingsplan kan behövas!)

……………………………………………. (Vid internrevision skriver intervjuad person under på streckade linjen.)

Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag:

Ställ krav på Serviceförvaltningen och styr upp hanteringen av lysrör.

Lämna denna blankett till miljösamordnaren snarast! (Internrevisor fortsätter på s. 2) Denna del ifylles av miljösamordnaren (revisor vid internrevision) Ovanstående är en: avvikelse (hindrar att kraven uppfylls) 0 notering (hindrar ej att kraven uppfylls) X0

Internrevisor fyller ej i nedanstående.

Möjlig grundorsak:………………………………………………………………………………

Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Korrigerande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Miljösamordnaren föreslår eventuella förebyggande åtgärder (som förebygger att avvikelsen uppstår någon annanstans) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Förebyggande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Förvaltningschefens godkännande:

Avvikelsen föredragen och ändringar/korrigeringar beslutade 2010-11-08 av Lednignsgruppen med Förvaltningschefen Inga Hallén 2010-11-08.

Revisionsledarens sign. på kommande revision efter kontroll att åtgärderna genomförts:……………….....……………………………

Datum:………………………………………………..

Avvikelseblankett (även för noteringar) nr: 12

Denna del ifylls av den som upptäcker en avvikelse.

Namn: Marie Pettersson Telenr: 046-16 58 52 Stiftelsen TEM vid Lunds universitet Dagens datum: 2010-08-30

Avvikelsens plats: Stadsbyggnadskontoret Avvikelsens datum: 2010-08-23 Avvikelsens tid:

Beskriv avvikelsen (samt orsak om möjligt):

Notering/Förbättringsförslag Rengöringsmedel med faromärkning hittades i städförråd på Byggmästaregatan som inte hör till förvaltningen. Har troligtvis lämnats kvar av Serviceförvaltningen. Viktigt att säkerställa att personer som jobbar på organisationens uppdrag är medvetna om förvaltningens regler och inte lämnar kvar några kemikalier.

Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun: 11. Verksamhetsrutiner

Beskriv den omedelbara avhjälpande åtgärden, om någon gjorts: (Fylls ej i av internrevisor)

Efterlevnad av rutiner skärps upp.

……………………………………………. (Vid internrevision skriver intervjuad person under på streckade linjen.)

Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag:

Säkerställ att personer som jobbar på organisationens uppdrag är medvetna om förvaltningens regler och inte lämnar kvar några kemikalier

Lämna denna blankett till miljösamordnaren snarast! (Internrevisor fortsätter på s. 2) Denna del ifylles av miljösamordnaren (revisor vid internrevision) Ovanstående är en: avvikelse (hindrar att kraven uppfylls) 0 notering (hindrar ej att kraven uppfylls) X0

Internrevisor fyller ej i nedanstående.

Möjlig grundorsak:………………………………………………………………………………

Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Korrigerande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Miljösamordnaren föreslår eventuella förebyggande åtgärder (som förebygger att avvikelsen uppstår någon annanstans) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Förebyggande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Förvaltningschefens godkännande:

Avvikelsen föredragen och ändringar/korrigeringar beslutade 2010-11-08 av Lednignsgruppen med Förvaltningschefen Inga Hallén 2010-11-08.

Revisionsledarens sign. på kommande revision efter kontroll att åtgärderna genomförts:……………….....……………………………

Datum:………………………………………………..

Avvikelseblankett (även för noteringar) nr: 13

Denna del ifylls av den som upptäcker en avvikelse.

Namn: Marie Pettersson Telenr: 046-16 58 52 Stiftelsen TEM vid Lunds universitet Dagens datum: 2010-08-30

Avvikelsens plats: Stadsbyggnadskontoret Avvikelsens datum: 2010-08-23 Avvikelsens tid:

Beskriv avvikelsen (samt orsak om möjligt):

Notering/Förbättringsförslag En mängd lastpallar blir kvar vid ingången vid Byggmästaregatan efter varutransporter. Det bör säkerställas att dessa tas om hand då de innebär en viss brandrisk.

Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun: 11. Verksamhetsrutiner

Beskriv den omedelbara avhjälpande åtgärden, om någon gjorts: (Fylls ej i av internrevisor)

Är även påtalat vid skyddsrond. Ledningen på såväl SBK som TF vet om problemet och försöker ta bort lastpallar så fort de dyker upp. (Handlingsplan!)

……………………………………………. (Vid internrevision skriver intervjuad person under på streckade linjen.)

Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag:

Ställ krav på att leverantörerna tar tillbaka pallarna och att detta efterlevs.

Lämna denna blankett till miljösamordnaren snarast! (Internrevisor fortsätter på s. 2) Denna del ifylles av miljösamordnaren (revisor vid internrevision) Ovanstående är en: avvikelse (hindrar att kraven uppfylls) 0 notering (hindrar ej att kraven uppfylls) X0

Internrevisor fyller ej i nedanstående.

Möjlig grundorsak:………………………………………………………………………………

Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Korrigerande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Miljösamordnaren föreslår eventuella förebyggande åtgärder (som förebygger att avvikelsen uppstår någon annanstans) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Förebyggande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Förvaltningschefens godkännande:

Avvikelsen föredragen och ändringar/korrigeringar beslutade 2010-11-08 av Lednignsgruppen med Förvaltningschefen Inga Hallén 2010-11-08.

Revisionsledarens sign. på kommande revision efter kontroll att åtgärderna genomförts:……………….....……………………………

Datum:………………………………………………..

Avvikelseblankett (även för noteringar) nr: 14

Denna del ifylls av den som upptäcker en avvikelse.

Namn: Marie Pettersson Telenr: 046-16 58 52 Stiftelsen TEM vid Lunds universitet Dagens datum: 2010-08-30

Avvikelsens plats: Stadsbyggnadskontoret Avvikelsens datum: 2010-08-23 Avvikelsens tid:

Beskriv avvikelsen (samt orsak om möjligt):

Notering/Förbättringsförslag Vid kontroll av två lantmäteribilar fanns säkerhetsdatablad till den brandklassade märkfärgen endast i den ena bilen.

Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun: 11. Verksamhetsrutiner

Beskriv den omedelbara avhjälpande åtgärden, om någon gjorts: (Fylls ej i av internrevisor)

Efterlevnad av rutiner skärps upp.

……………………………………………. (Vid internrevision skriver intervjuad person under på streckade linjen.)

Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag:

Säkerställ att alla lantmäteribilar har relevanta SDB.

Lämna denna blankett till miljösamordnaren snarast! (Internrevisor fortsätter på s. 2) Denna del ifylles av miljösamordnaren (revisor vid internrevision) Ovanstående är en: avvikelse (hindrar att kraven uppfylls) 0 notering (hindrar ej att kraven uppfylls) X0

Internrevisor fyller ej i nedanstående.

Möjlig grundorsak:………………………………………………………………………………

Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Korrigerande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Miljösamordnaren föreslår eventuella förebyggande åtgärder (som förebygger att avvikelsen uppstår någon annanstans) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Förebyggande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Förvaltningschefens godkännande:

Avvikelsen föredragen och ändringar/korrigeringar beslutade 2010-11-08 av Lednignsgruppen med Förvaltningschefen Inga Hallén 2010-11-08.

Revisionsledarens sign. på kommande revision efter kontroll att åtgärderna genomförts:……………….....……………………………

Datum:………………………………………………..

Avvikelseblankett (även för noteringar) nr: 15

Denna del ifylls av den som upptäcker en avvikelse.

Namn: Marie Pettersson Telenr: 046-16 58 52 Stiftelsen TEM vid Lunds universitet Dagens datum: 2010-08-30

Avvikelsens plats: Stadsbyggnadskontoret Avvikelsens datum: 2010-08-23 Avvikelsens tid:

Beskriv avvikelsen (samt orsak om möjligt):

Notering/Förbättringsförslag Det avvikelsehanteringssystem som finns idag används obefintligt. Enligt utsago för att verksamheten inte ger upphov till några. Samtidigt behöver man här kanske tänka i vidare banor än oavsiktliga utsläpp av kemikalier som kanske inte äger rum i denna typ av verksamhet. Avvikelser kan ju t.ex. handla om rutiner om inte fungerar med verkligheten m.m. Kanske behövs en informationsinsats för att tydliggöra detta.

Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun: 15. Avvikelser

Beskriv den omedelbara avhjälpande åtgärden, om någon gjorts: (Fylls ej i av internrevisor)

Trolig orsak är att avvikelserna fångas i den ordinarie verksamhetsledningen och inte dokumenteras som en avvikelse i miljöledningssystemet. Utredning föreslås igångsättas. (Handlingsplan kan behövas!)

……………………………………………. (Vid internrevision skriver intervjuad person under på streckade linjen.)

Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag:

Informera om avvikelsehanteringssystemet.

Lämna denna blankett till miljösamordnaren snarast! (Internrevisor fortsätter på s. 2) Denna del ifylles av miljösamordnaren (revisor vid internrevision) Ovanstående är en: avvikelse (hindrar att kraven uppfylls) 0 notering (hindrar ej att kraven uppfylls) X0

Internrevisor fyller ej i nedanstående.

Möjlig grundorsak:………………………………………………………………………………

Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Korrigerande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Miljösamordnaren föreslår eventuella förebyggande åtgärder (som förebygger att avvikelsen uppstår någon annanstans) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Förebyggande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Förvaltningschefens godkännande:

Avvikelsen föredragen och ändringar/korrigeringar beslutade 2010-11-08 av Lednignsgruppen med Förvaltningschefen Inga Hallén 2010-11-08.

Revisionsledarens sign. på kommande revision efter kontroll att åtgärderna genomförts:……………….....……………………………

Datum:………………………………………………..

Avvikelseblankett (även för noteringar) nr: 16

Denna del ifylls av den som upptäcker en avvikelse.

Namn: Marie Pettersson Telenr: 046-16 58 52 Stiftelsen TEM vid Lunds universitet Dagens datum: 2010-08-30

Avvikelsens plats: Stadsbyggnadskontoret Avvikelsens datum: 2010-08-23 Avvikelsens tid:

Beskriv avvikelsen (samt orsak om möjligt):

Notering/Förbättringsförslag Det finns i avvikelsehanteringssystemet både blanketter för avvikelsehantering och förbättringsförslag och man kan med fördel slå ihop dessa för att förenkla det hela.

Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun: 15. Avvikelser

Beskriv den omedelbara avhjälpande åtgärden, om någon gjorts: (Fylls ej i av internrevisor)

Görs med tacksamhet! (Miljöledningsarbetet)

……………………………………………. (Vid internrevision skriver intervjuad person under på streckade linjen.)

Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag:

Slå ihop blanketter för avvikelser och förbättringsförslag.

Lämna denna blankett till miljösamordnaren snarast! (Internrevisor fortsätter på s. 2) Denna del ifylles av miljösamordnaren (revisor vid internrevision) Ovanstående är en: avvikelse (hindrar att kraven uppfylls) 0 notering (hindrar ej att kraven uppfylls) X0

Internrevisor fyller ej i nedanstående.

Möjlig grundorsak:………………………………………………………………………………

Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Korrigerande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Miljösamordnaren föreslår eventuella förebyggande åtgärder (som förebygger att avvikelsen uppstår någon annanstans) som förvaltningschefen/avdelningschefen godkänner. Förebyggande åtgärder Resursbehov

Ansvarig

Planerat färdig-ställande datum Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar

Förvaltningschefens godkännande:

Avvikelsen föredragen och ändringar/korrigeringar beslutade 2010-11-08 av Lednignsgruppen med Förvaltningschefen Inga Hallén 2010-11-08.

Revisionsledarens sign. på kommande revision efter kontroll att åtgärderna genomförts:……………….....……………………………

Datum:………………………………………………..