Avvikelser från 2013
Avvikelser uppkomna vid externrevision genomförd 2013-10-10
Hantering av avvikelser och förbättringsförslag Samtliga avvikelser införs i det egna avvikelserapporteringssystemet och hanteras enligt era rutiner. Senast 21 november ska underlag/verifikat vara inskickat för att stänga avvikelserna. För den bedömningen fyller ni i egen avvikelseblanketten med vad ni gjort för att åtgärda avvikelsen (korrigerande åtgärder) och vad ni gjort för att det inte skall ske igen på andra ställen (förebyggande åtgärder).
Avvikelserna bör kunna stängas inom utsatt tid och om det inte är möjligt p.g.a. lång handläggningstid skickas en ”handlingsplan” där det tydligt beskrivs hur avvikelsen skall kunna avslutas!
Svar på avvikelser samt verifikat skickas till Tommy Aspeqvist, via mail tommy@aspeqvist.se Tommy Aspeqvist, Mastvägen 15, 590 77 Vreta Kloster
Avvikelse nr 1
Avvikelse- och förbättringsblankett
Namn: Tommy Aspeqvist , externrevisor, Aspeqvist Miljö- och Revision AB.
Avvikelsens plats: Rutin för Ledningens genomgång
Krav: Ledningsgruppens genomgång protokollförs och varje punkt kommenteras. Behov av förbättringar, ändringar och andra beslut antecknas Avvikelse: Ledningens genomgång protokollförs inte, rutinen följs inte.
Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag:
Då miljösamordnaren ingår i förvaltningens ledningsgrupp i form av avdelningschef så tas miljöledningspunkter upp kontinuerligt under kalenderåret. Förslagsvis görs rutinen om så att man kontinuerligt skriver ett miljöledningsprotokoll på de punkter som tas upp, samt årligen - vid ett tillfälle - sammanställer dessa. De punkter som inte berörts gås då igenom, beslutas och protokollförs i form av ledningsgruppens genomgång.
Ovanstående är en: -avvikelse (hindrar att kraven uppfylls)
Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen godkänner. Enligt ovan.
Korrigerande åtgärder: Ändringen förs i i rutinen Ledningens genomgång. Resursbehov: 1 h Ansvarig: Jonas Andréasson Planerat färdig-ställande datum: 2013-10-25 Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar:
---
Förvaltningschefens godkännande
Datum:
Revisionsledarens vid nästkommande revsion kontroll att åtgärderna genomförts
Datum:
Avvikelse nr 2
Avvikelse- och förbättringsblankett (Ta kopia och använd- denna sida skrivskyddad för att behålla blankettens utseende!) Denna fylls i av internrevisorn och biläggs sedan revisionsrapporten.
Namn: Tommy Aspeqvist , externrevisor, Aspeqvist Miljö- och Revision AB.
Avvikelsens plats: Laglistans tillgänglighet
Stadsbyggnadskontorets administrativa avdelning har en jurist anställd som har till uppgift att samordna och hålla alla uppdaterade på giltig lagstiftning inom stadsbyggnadskontorets ansvarsområde. Förvaltningsjuristen har tillgång till lagtjänster på internet från Karnov för att hålla sig uppdaterad. Det finns en central laglista som uppdateras 1 gång per år via en central resurs i kommunen.
Krav: Förvaltningen/bolaget ska ha tillgång till aktuell miljölagstiftning och andra krav som är tillämpliga för verksamheten
Avvikelse: Det finns ingen aktuell och uppdaterad miljölaglista inom SBK. Tillgänglighet till lagar och krav saknas då Karnov inte fungerar tillfredställande!
Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag:
Återinförande av Lunds kommuns miljölaglista med anpassning för SBK. Uppdatera lagrutinen.
Ovanstående är en: -avvikelse (hindrar att kraven uppfylls)
Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen godkänner.
Korrigerande åtgärder: Enligt ovan. Resursbehov: 1 h Ansvarig: Jonas Andréasson Planerat färdig-ställande datum: 2013-12-31 Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar: Vi inväntar nästa kalenderår.
---
Förvaltningschefens godkännande
Datum:
Revisionsledarens vid nästkommande revsion kontroll att åtgärderna genomförts
Datum:
Avvikelse nr 3
Avvikelse- och förbättringsblankett (Ta kopia och använd- denna sida skrivskyddad för att behålla blankettens utseende!) Denna fylls i av internrevisorn och biläggs sedan revisionsrapporten.
Namn: Tommy Aspeqvist , externrevisor, Aspeqvist Miljö- och Revision AB.
Avvikelsens plats:
Krav: Miljöorganisationen samt deras roller, ansvar och befogenheter ska dokumenteras. Övrigas ansvar och befogenheter, som kan bidra till betydande miljöpåverkan, ska dokumenteras. Se även krav i Förordning (1998:901) om verksamhetsutövares egenkontroll. Avvikelse: Kravet uppfylls inte då befogenheter saknas för de flesta roller.
……………………………………………………
Intervjuad person skriver under på streckade linjen.
Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag:
Se över rutin nr 2 om organisation och ansvar och befogenheter och för in befogenheter.
Ovanstående är en: -avvikelse (hindrar att kraven uppfylls)
Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen godkänner.
Korrigerande åtgärder: Som ovan Resursbehov: 5 h Ansvarig: Inga Hallén Planerat färdig-ställande datum: 2013-12-31 Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar:
Förvaltningschefens godkännande
Datum:
Revisionsledarens vid nästkommande revsion kontroll att åtgärderna genomförts
Datum:
Avvikelse nr 4
Avvikelse- och förbättringsblankett (Ta kopia och använd- denna sida skrivskyddad för att behålla blankettens utseende!) Denna fylls i av internrevisorn och biläggs sedan revisionsrapporten.
Namn: Tommy Aspeqvist , externrevisor, Aspeqvist Miljö- och Revision AB.
Avvikelsens plats: (och namn på intervjuad vid internrevision)
Vid nödlägen följs Kris och katastrofplanen. Denna bygger på en riskanalys av Stadsbyggnadskontorets lokaler (inklusive risker för miljöpåverkan).
Krav: Riskanalysen, som ligger till grund för och Kris och katastrofplan, KKP, för stadsbyggnadskontoret uppdateras årligen. Adresslistorna uppdateras kontinuerligt av löneadministratören.
Avvikelse: Kris och katastrofplanen är senast uppdaterad 2004 och inte aktuell.
Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag:
Se över rutinerna för KKP och för in de gällande kraven i miljöledningssystemet i nödlägesrutinen. Uppdatera de dokument som redovisas som gällande i inloggad.
Ovanstående är en: -avvikelse (hindrar att kraven uppfylls)
Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen godkänner.
Korrigerande åtgärder: Enligt ovan. Resursbehov: 10 h Ansvarig: Barbro Yngveson Planerat färdig-ställande datum: 2013-11-01 Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar:
Förvaltningschefens godkännande
Datum:
Revisionsledarens vid nästkommande revsion kontroll att åtgärderna genomförts
Datum:
Notering 1
Avvikelse- och förbättringsblankett (Ta kopia och använd- denna sida skrivskyddad för att behålla blankettens utseende!) Denna fylls i av internrevisorn och biläggs sedan revisionsrapporten.
Namn: Tommy Aspeqvist , externrevisor, Aspeqvist Miljö- och Revision AB.
Avvikelsens plats: (och namn på intervjuad vid internrevision) Under den externa revisionen noteras att intranätet är mycket ”trögt”, svårt att ladda ned dokument och det är svårt att navigera i. Det finns länkar som är direkt felaktiga, dokument öppnas inte. Länken http://kartor.lund.se/wiki/Miljoledning som hänvisar till miljöledningssystemet är inte logiskt placerat i systemet, bör vara länkat från platsen där Stadsbyggnadskontoret har sina övriga dokument.
Det finns också dokument i miljöledningssystem som bör ”städas¤ bort som är utgångna och inte aktuella, t.ex. Stenas certifikat och tillstånd.
Ge förslag på åtgärd för att förhindra att avvikelsen sker igen eller andra förbättringsförslag: Be ansvarig för inloggad att länka till rätt plats.
Ovanstående är en: -notering (hindrar ej att kraven uppfylls)
Miljösamordnaren föreslår korrigerande åtgärder (som förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) som förvaltningschefen godkänner.
Korrigerande åtgärder: Resursbehov: 1h Ansvarig: Jonas Andréasson Planerat färdig-ställande datum: Genomfört (ja/nej) och datum eller kommentar: Redan genomfört!
Förvaltningschefens godkännande
Datum:
Revisionsledarens vid nästkommande revsion kontroll att åtgärderna genomförts
Datum: