Avvikelserutin
Syfte För att uppnå ständiga förbättringar säkerställer denna rutin att avvikelser följs upp genom åtgärder som också dokumenteras.
Genomförande
Avvikelser
En avvikelse är en händelse eller ett agerande som:
- strider mot policy, mål, handlingsplaner, rutiner eller lagar och andra krav
- har inneburit ett tillbud eller miljöskada (ett tillbud är en händelse som har inneburit risk för miljöskada)
Vid internrevision kan avvikelser hittas i dokument gentemot krav (se internrevision)
När en avvikelse uppstår sker följande steg:
- Avhjälpande åtgärder genomförs omedelbart vid behov.
- All personal har ett ansvar att rapportera avvikelser till miljösamordnaren eller närmsta chef/ansvarig som i sin tur meddelar miljösamordnaren.
- Miljösamordnaren dokumenterar avvikelsen i denna Wiki.
- Miljösamordnaren utreder och föreslår åtgärder, som bör genomföras snarast. Miljösamordnaren tar hjälp av ledningsgruppen eller andra relevanta personer. Åtgärder kan vara både korrigerande (förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) och förebyggande (förebygger att avvikelsen uppstår någon annanstans).
- Stadsbyggnadsdirektören kan godkänna alla åtgärder.
- Avdelningschefer kan godkänna åtgärder som gäller den egna avdelningen.
- Miljösamordnaren följer upp att åtgärderna genomförts (se tidsplan). Uppföljning av åtgärder görs via anteckning i denna wiki. Beslutspunkter som berör miljöledningsssystemet specifikt dokumenteras särskilt under miljöledningsgruppens minnesanteckningar i denna wiki.
- För avvikelser som upptäckts vid internrevision kontrolleras även att de åtgärdats vid nästföljande internrevision (revisionsplan).
- Återkoppling av inlämnade förslag sker till förslagsställaren av miljösamordnaren.
Åtgärder dokumenteras om relevant även i miljöledningsdokument såsom policy, mål, handlingsplaner eller rutiner.