Internrevision 2021/22

2021-08-19/2022-04-05

Allmänt

Kontroll har gjorts mot föregående revisionsrapports avvikelser. Alla avvikelser från internrevision 2019 är avklarade och stängs. Vid denna revision framkom 6 avvikelser och flera förbättringsförslag, se nedan.

Internrevisionens omfattning

Internrevision gjordes på styckena 8 till 19 i kravlistan. Tema - miljöhänsyn i planeringsprocessen.

8 Miljömål och åtgärder

Avvikelse 1 - Nytt LundaEko är precis antaget. Inga åtgärder är ännu inlagda i nya Hållbarhetsmodulen i stratsys. Planeras göras under hösten. Åtgärdat.

9 Kompetens och medvetenhet

Avvikelse 2 - Utbildningar dokumenteras inte pga gdpr. Stryk meningen i rutinen. Åtgärdat.

10 Kommunikation

Avvikelse 3 - miljöpolicyn kan inte hittas på kommunens hemsida. Antingen läggs den in igen eller använder SBK Lunds policy för hållbar utveckling. Ta ställning till detta med ledningen. Uppdatera rutinen.

11 Miljöledningsrutiner

Ingen avvikelse.

12 Verksamhetsrutiner

Förbättringsförslag

• Lägg till i rutinen "Rutin för transport av farligt avfall": • Anteckningarna om det farliga avfallet ska också rapporteras till avfallsregistret hos Naturvårdsverket senast två dagar efter borttransporten. (Eller hela Lisianes stycke i inloggad) • Ta bort gamla länkar i rutin "inköp och upphandling". Ta bort exemplen på miljömärkningar. Åtgärdat!

13 Dokumentstyrning

Förbättringsförslag - I rutin om dokumenthantering ta bort stycke om namngivning då det inte används. Åtgärdat.

14 Beredskap och agerande vid nödlägen

Avvikelse 4 - Nödlägesrutinen är inaktuell. Uppdateras under hösten. Åtgärdat.

15 Övervakning, mätning och miljöredovisning

Förbättringsförslag - Skriv Miljöredovisningen bör innehålla, men följer kommunens mall:

Åtgärdat.

16 Revision av miljöledningssystem

Förbättringsförslag - stryk i rutinen för internrevision: • Stadsbyggnadsdirektören ska godkänna de av miljösamordnaren föreslagna internrevisorerna. • Revisionsplanen godkänns inte av SBK dir. stryk detta.

Åtgärdat.

17 Ledningens genomgång

Avvikelse 5: Ledningens genomgång gjordes inte 2020 pga pandemin. Ledningens genomgång genomförs hösten 2021. Gärna senast oktober. Ytterligare försenad. Sker under 2022.

18 Avvikelser

Ingen avvikelse.

19 Ständig förbättring

Ingen avvikelse.

Verksamhetsrevision

Dialog kommer att föras med utvalda handläggare. Intervjuer sköts till våren 2022 pga pandemin. Mailade 2 pers 2022-04-05.

Dialog med handläggare • Hur fortbildar du dig inom miljöområdet? • Pratar ni återkommande om miljöfrågor på era APT? • Hur tar du miljöhänsyn i planeringsprocessen? • Finns det något sätt att ta mera miljöhänsyn? • Hur jobbar du med miljö i ditt arbete kopplat till kommunens miljömål?

Resultat av intervjuer

Vid verksamhetsrevisionen intervjuades två på SBK som sysslar med samhällsplanering. Båda visade att miljöfrågor är en integrerad del av deras arbete och att de dagligdags arbetar för hållbar stadsutveckling. Vid intervjuerna framkom 1 avvikelse och 1 förbättringsförslag.

Avvikelse 6, utifrån intervjuer: Lunds kommun miljömål är inte tillräckligt kända i organisationen. Förslag utifrån ovan intervjuer: maila ut länk till APT material till resp. avd. chef. Och tipsa dem om att ta upp dem på APT. https://inloggad.lund.se/chef/verktyg-apt/#H7 Ta upp något på lyftet? (mail skickat till ledningsgruppen).

Förbättringsförslag utifrån intervjuer: Diskutera om man kan ta ett konkret ställningstagande hur SBK ska prioritera i olika avvägningar för att vi ska nå längre vad gäller miljöhänsyn (kanske på bekostnad av något annat).