Protokoll från Ledningens genomgång 2022-10-07

Ledningens genomgång av miljöledningssystemet

Närvarande:

• Susanna Bruzell
• Jonas Andreasson
• Lisiane Küller (14/9)

Från ledningsgruppen

• Hans Juhlin (14/9, 7/10)
• Tony Lönnquist (14/9, 7/10)
• Eva Ekelund (14/9, 7/10)
• Ian Cortez (del av tid 14 september)
• Ole Kasimir (del av tid 14/9, 7/10)
• Maria Milton (7/10)

1 Introduktion och bakgrund (Lisiane)

Lisiane Küller (kommunkontoret), Susanna Bruzell och Jonas Andreasson går igenom bakgrund och förutsättningar för miljöledningsarbetet hos Stadsbyggnadskontoret i Lund.

Flera i ledningsgruppen är nya sedan förra genomgången, varför hela bakgrunden och ingången presenteras. Extern revision kommer att ske 24 november 2019.

2 Mål och SBKs arbete för att nå målen

Under punkten hölls en genomgång av de LundaEko-mål och aktiviteter som SBK är ansvarig för. I samband med att det nyligen antagna LundaEko trädde i kraft vid årsskiftet 2021/2022 hölls en genomgång med ledningen via ärendeberedningen avseende nya aktiviteter. Detta protokollfördes dock inte som ledningens genomgång.

Förslag på nya aktiviteter presenterades för ledningsgruppen och ytterligare diskuterades fram. Aktiviteter finns nu till samtliga betydande miljöaspekter i miljöaspektlistan.

Ledningsgruppen beslutade att lägga till följande aktiviteter:

• Stimulera ny solcellsteknik – i syfte att öka solelsproduktion. I aktiviteten ingår att diskutera med energirådgivare, stimulera ny teknik och möjliggöra en ökad möjlighet att installera solceller. Ansvarig: Stadsantikvarie
• Underlätta hållbarhetsdialoger i plan- och bygglovsprocesser genom att systematisera processer och ta fram informations- och diskussionsmaterial. Ansvarig: Hållbarhetsstrateg i samverkan med berörda handläggare.
• Genomförande av de delar av plan för klimatneutralt byggande som stadsbyggnadskontoret har ansvar för.

Ansvarig: Hållbarhetsstrateg i samverkan med berörda handläggare.

3 Föregående revisionsrapport inklusive åtgärder

Revisionsrapporter från föregående extern och intern revision presenterades och diskuterades.

Beslut: Ledningsgruppen beslutade att anta kommunens övergripande hållbarhetspolicy som sin egen och att tidigare policy för Stadsbyggnadskontoret ska utgå.

Beslut: Ledningsgruppen beslutade lägga revisionsrapporter från tidigare revisioner till handlingarna.

4 Ändrade förhållanden inom lagutrymmet och förutsättningar

Genomgång av intressentanalys, risker och möjligheter, omvärldsanalys, miljöaspektlistan. Inga förändringar från föregående genomgång.

Beslut: Ledningsgruppen beslutade att anta de till miljöledningssystemet tillhörande dokumenten.

5 Resursbehov för arbete med LundaEko och miljöledningssystem

Det noteras att det fortsatt finns behov av mer miljöstöd i plan- och bygglovsprocesser, men att det är svårt att få till ytterligare anslag för detta. Till viss del har behovet tillgodosetts via externa medel. Arbetet bedöms fortsättningsvis behöva göras inom givet anslag. Därför kan externa medel fortsatt spela en viktig roll för att möjliggöra ökat fokus på miljöfrågor i planeringen. För att tillgängliggöra personalresurser kan samarbete med andra förvaltningar behövas (t ex kommunkontoret).

Inget beslut fattades, men behovet av att diskutera hur externa medel kan nyttjas noterades.

6. Beslut enligt föregående ledningsgruppens genomgång

Genomgång av föregående protokoll, uppföljning av beslut och diskussioner.

Inga nya beslut fattades under denna punkt.

7. Övriga möjligheter till förbättringar

I intervjuer med medarbetare i den interna revisionen lyftes behov av att tydliggöra LundaEko och våra miljömål i organisationen. Förslag som lyftes var att använda framtaget material för APT som stöd för diskussioner på avdelningarnas APT, alternativt att lyfta på en förvaltningsträff. Lyftet bedöms inte vara rätt forum.

Sprida möjligheten att ta del av den digitala utbildningen om Hållbar utveckling som tagits fram för nyanställda, exempelvis i förvaltningens nyhetsbrev.

Att ta ett övergripande ställningstagande om hur vi ska prioritera för att främja miljöfrågor diskuterades. Dels görs sådana ställningstaganden i översiktsplanen, dels kan ställningstaganden uppfattas som särkrav. Därav särskilt viktigt att använda översiktsplanen till detta.

Beslut: Ledningsgruppen beslutade att fortsätta att jobba vidare med förslagen inom förvaltningen.

8. Bedömning av huruvida miljöledningssystemet är tillräckligt och verkningsfullt

Miljöledningssystemet är i sig inte drivande för miljöfrågorna på stadsbyggnadskontoret, men ger en möjlighet att identifiera och lyfta upp olika frågor för synliggörande och diskussion.

Stadsbyggnadskontorets verksamhet drivs till stor del av lagar och avvägningar mellan intressen som görs under planprocessen. De nationella och lokala miljömålen ska vara en del av processen, framför allt i översiktsplanen som ska visa hur de hanteras.

Inget beslut fattades.