Revisionsrapport 2008

1 Revisionsfakta

Granskad verksamhet

Stadsbyggnadskontoret

Kontaktperson

Jonas Andréasson, miljösamordnare

Revisor

Annika Balgård, Stiftelsen TEM vid Lunds Universitet,

Certifierad miljörevisionsledare ISO 19011

Omfattning av revisionen

Uppföljande extern miljörevision.

Tid: 2 dagar planerat på plats, men 2 h av det är sparat till uppföljande revision i oktober 2008.

Dokument som utgör underlag för revisionen

Miljörutiner i gällande version samt stickprov på verifikat och övriga relevanta rutiner/instruktioner.

Övrigt / Eventuella genomförda eller planerade förändringar

2 Revisionens resultat

Miljöledningssystemet täcker ”Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun” för verksamheten på kontoret. Däremot är den potential som finns i uppgiften att utveckla Lund inte synlig i styrningen av vardagen, koppling finns dock via mål. För att vara ett heltäckande miljöledningssystem behöver själva miljöperspektivet på att bygga framtidens Lund bli tydligare. Även om miljöledningssystemet inte varit i drift så länge beaktas miljöperspektivet på ett bra sätt i verksamheten av gammal vana och kompetens och medvetenhet håller hög klass.

3 avvikelser konstaterades vid revisionen.

3 Konstaterade avvikelser

3 avvikelser konstaterades vid revisionen och dessa beskrivs även på separata blanketter.

Avvikelse 1

Plats/Funktion:Farligt avfall lagkrav
Delkrav/ lagkrav: SFS 2001:1063
Avvikelse: Farligt avfall uppkommer i verksamheten. Tillstånd för transportör och mottagare har inte kontrollerats, transportdokument kunde inte visas och det var inte helt säkerställt att egna transporter inte sker av farligt avfall.

Avvikelse 2

Plats/Funktion: Orealistiska mål satta

Delkrav/ lagkrav: Kap 5 och 6

Avvikelse: Mål finns i egna handlingsplaner baserat på LundaEko som inte kommer genomföras enligt plan, t.ex. kompensatoriska åtgärder och främja fjärrvärme. Samtliga mål från kommunen enligt t.ex. LundaEko klaras ej.

Avvikelse 3

Plats/Funktion: Systemet styr inte indirekta aspekter

Delkrav/ lagkrav: Kap 2 och 11

Avvikelse: Systemet synliggör inte tillräckligt hur miljö beaktas i stadsbyggnadsprocessen.

4 Revisorns iakttagelser och identifierade förbättringsområden

Verksamheten har på kort tid skapat ett bra miljöarbete för kontoret baserat på Lunds kommuns krav och genomfört utbildningar för alla medarbetare. Alla är väl medvetna om att det nya systemet finns och uppfattar det i stort som positivt om än något begränsat. Det är säkert helt rätt att börja enkelt då man sen tidigare har gjort ett stort arbete att skapa ett stort integrerat ledningssystem kallat ILS. Där skulle kvalitets- och miljöperspektivet täckas och systemet var helt processorienterat utifrån verksamheten. Då verksamheten är föränderlig och komplex blev det dock tungt att hålla systemet komplett och aktuellt och projektet lades i malpåse innan man var helt klar.

Troligen kommer systemet på sikt att hitta ett ”lagom-läge” med det bästa från båda systemen.

Planering (policy, miljöaspekter, lagar och andra krav, ledningens engagemang)

Aspektlistan håller en övergripande men rimlig omfattning. I takt med att verksamhets-styrningen för stadsplaneringen tar form kan man fundera på hur de betydande aspekter som där identifieras ska synas i aspektlistan? Ska varje avdelning ha en egen del i listan? Det är önskvärt att viss utökning sker så att verksamhetens påverkan via sina beslut synliggörs mer.

Laglistan följer Lunds Kommuns struktur och tillhandahålls från centralt håll. Vid samtal med medarbetarna är det dock tydligt att den inte används aktivt. Däremot finns ett stort kunnande kring lagstiftning och en vana av att gå direkt till källan och läsa lagstiftning. Ett flertal olika prenumerationstjänster nämns även. Det kan finnas ekonomisk nytta och samordnings-värden att inventera vilka informationskanaler som man betalar för och använder.

Ständig förbättring (mål, handlingsplaner och uppföljningssystem)

Arbetet med att arbeta med systematiska miljömål är relativt nytt såsom miljöledningssystemet. Ambitionerna är dock höga och på sikt planerar man för förbättringar inom huvudverksamheten såsom t.ex. objektsrelaterade planer. Ett ambitiöst arbete med t.ex. utkast till miljöbyggprogram har även utförts.

Vissa mål är baserade på beslut från LundaEko såsom t.ex. att främja fjärrvärme och pilotprojekt kring kompensatoriska åtgärder. I de fall de inte är realistiska bör detta signaleras till uppföljande enhet och det man inte planerar genomföra ska heller inte stå i handlingsplanerna vilket de nu gör, se avvikelse 2. Vid samtal med ansvariga var inga åtgärder planerade för att uppnå målen.

Bättre uppföljning bör ske av de direkta aspekterna i de fall data är lätt tillgängliga. För t.ex. bränsleförbrukning för egna fordon samlas data in och den skulle lätt kunna användas till att mäta effekten av insatser för sparsam körning. Även bättre möjligheter för att mäta lokalernas förbrukning av el kan skapas.

Organisation (kompetens, ansvar, resurser, kommunikation)

Kompetensnivån är hög och medvetenheten om den potentiella miljöpåverkan många har via sin yrkesroll är stor. I rutin 9 om kompetens står att alla nya medarbetare ska genomgå kommunens breddutbildning, så har inte skett våren 2008 men det kan förklaras av att rutinen är så pass ny att det inte varit rimligt att hinna med detta. Bevaka dock inför kommande tillfällen att ansvariga chefer får info om nästa kurstillfälle och skickar sin personal.

Resursfrågan är en källa till frustration, man känner att man får nya arbetsuppgifter från t.ex. LundaEko men inga resurser att genomföra dem. I den prioriteringen måste den lagstadgade myndighetsrollen upprätthållas och andra goda initiativ kan få strykas. Det finns en känsla av att Lunds Kommuns politiker har höga ambitionsnivåer miljömässigt men det får inte kosta.

Den interna kommunikationen upplevs fungera väl inom SBK trots lokalisering på 3 olika platser. Medvetenheten om miljöledningssystemet har nått ut väl trots kort om tid.

För att underlätta för medborgare och verksamheter i kommunen använder man sin hemsida på ett bra sätt. Processen kring att söka tillstånd för brandfarlig vara har granskats som exempel och där finns såväl informationsblad, blanketter och kontaktpersoner tydligt beskrivna. På sikt jobbar man mot att emot även bygglovsansökningar via webben.

Vill man förbättra sin information ytterligare kan man arbeta med att synliggöra närliggande område som andra ansvarar för och hänvisa dit. Ett exempel kan vara att när man får tillstånd för brandfarlig var innebär det per automatik att man då även omfattas av ”Lag om skydd mot olyckor” så att man ska lämna en skriftlig redogörelse för sitt systematiska brandskyddsarbete till kommunen. Detta ska dock inte lämnas till SBK utan till Räddningstjänsten och detta är bra om man informerar om på något sätt i tillståndsprocessen.

Ut ett större perspektiv finns en otydlighet i den strategiska samverkan med kommungemensamma verksamheter som tagit över kommunala uppgifter såsom VA-syd, Räddningstjänsten och Sydvatten. De har ansvar för drift men har de även myndighetsutövning med tillsyn och har de strategiskt ansvar för långsiktig utveckling i samhället? Detta är viktiga komplexa frågor som kom upp under revisionen men som i detta sammanhang inte analyserades ytterligare.

Även organisationen inom kommunen berördes i ett flertal frågor och det är av yttersta vikt för den totala effektiviteten att kommunikationsvägar och ekonomiska system utformas så att suboptimering undviks. Det kan gälla allt från utformning av sophantering i kulturmiljöer, behov av gemensam digital ärendehantering, gemensamt nyttjande av GIS-system så att även t.ex. gamla soptippar som miljökontoret känner till blir kända av SBK till utformandet av gemensam kommunal bilpool. Gemensamt för dessa exempel som nämndes vid revisionen är att de är exempel på frågor där intressen kolliderar och där samordning ger vinster.

Dokumentation (rutiner, redovisande dokument och dokumenthantering)

Enligt rutin 9 ska miljösamordnaren årligen sammanställa utbildningsbehov men det är oklart om hur denne får kunskap om avdelningarnas behov. Verksamhetsplaneringen kan visa på behov men sammanställd plan saknas och på sikt kan det vara bra att fundera på om dagens arbetssätt behöver utvecklas. Ofta tillkommer utbildningsplaner för att samordna behov och behoven kan ha sitt ursprung i medarbetarsamtal, nyanställningar eller mer strategisk kunskapshöjning på ledningens initiativ.

Utbildningsregister finns för alla utbildningar som medför kostnader. Det medför att det ej inkluderar interna tillfällen eller utbildningar arrangerade av t.ex. miljöstrategiska enheten inom kommunen. Fundera på om ni önskar utöka detta.

Dokumenthanteringssystemet upplevs fungera väl och medarbetare hittar i systemet vid förfrågan om att få se på diverse dokument.

Verksamhetsstyrning (vardagens rutiner såsom kemikalier, avfall transporter, energi, nödläge mm)

De verksamhetsstyrande rutiner som finns fungerar bra men den stora bristen är att stadsbyggnadsprocessen inte styrs eller synliggörs, se avvikelse 3.

Avfallshanteringen behöver stämmas av mot den ansvarsfördelning som finns mellan hyresgäst och hyresvärd i hyresavtalen. Idag lämnas t.ex. lysrör i soprum i källaren på Bangatan trots att det enligt avtal inte är hyresvärdens jobb att ta hand om. Då detta är ett farligt avfall finns lagstadgat ansvar i avfallsförordningen (SFS 2001:1063) som inte efterlevs med denna hantering, se avvikelse 1. Från fotolabbet hämtas årligen farligt avfall och där finns transportdokument men tillstånd för transportör och mottagare har inte kontrollerats.

Kemikaliehanteringen är mycket blygsam och inga direkta brister har hittats. Det finns dock vissa tveksamheter då det inte är styrt vem som får köpa in, hur en kemikalie ska bedömas för att godkännas för inköp och om en central kemikalieförteckning behöver skapas. Dessa moment är praxis i miljöcertifierade verksamheter men anser ni att det behövs hos er? Útifrån vad som uppvisats vid revision så upplevs det fungera väl trots allt, städkemikalier är miljömärkta och säkerhetsdatablad finns. Men skulle något värre kunna hitta sin väg in i verksamheten?

Ta bort skylt på dörren i källaren på Byggmästargatan om brandfarlig gas (vara?) då aktuell maskin har plockats bort permanent.

Transportrutinen är väldigt ny och detaljerna har inte riktigt nått ut så jobba gärna med att sprida den och se över vilka uppföljningsmöjligheter som finns. Skapa gärna positiv fokus, kanske en tävling om att nyttja bilpool, samåkning, cykling, videokonferenser mm?

Uppföljning (miljöprestanda, avvikelsehantering, interna revisioner, lagefterlevnad, miljöredovisning, ledningens genomgång

Då systemet är så nytt är det denna del som är minst utvecklad av naturliga skäl, det finns ännu inte så mycket att följa upp. På sikt är det dock uppföljningen som ger arbetet ny inspiration, man får kvittenser på hur de går.

I den egna verksamheten kan det vara en framkomlig väg att, istället för att låta ILS styra arbetsuppgifternas utförande för detaljerat, jobba med uppföljningen. Genom att identifiera kritiska punkter, resultat eller beslut och lägga kraft på att säkra dessa kan man nå god styrning på en verksamhet som inte lämpar sig för detaljstyrning i utförandet. Se detta enbart som en reflektion baserat på erfarenhet från andra verksamheter, ingen order från revisorn.

Bra uppföljning av LundaEko finns och rapporteras in årligen. Det är önskvärt att man där är än tydligare med vad man konkret har uppnått, planerar uppnå och vad man finner orimligt att nå med befintliga resurser för maximal tydlighet inom kommunen.

5 Hantering av avvikelser och förslag

Samtliga avvikelser införs i det egna avvikelserapporteringssystemet och hanteras via era rutiner. Senast 15 oktober ska underlag vara inlämnat för att stänga avvikelserna. För den bedömningen fyller ni i avvikelseblanketten med vad ni gjort för att åtgärda avvikelsen (korrigerande åtgärder) och vad ni gjort för att den inte ska uppträda igen på samma eller annat ställe i organisationen (förebyggande åtgärder). Grundförutsättningen är att ni ska bifoga bevis som medför att avvikelsen kan släckas men vissa brister är svåra att lösa fort och då krävs en konkret handlingsplan och ”bevis” för att den kommer att genomföras så snart möjligt.

Bedömningsunderlag skickas till Annika Balgård, via mail annika.balgard@tem.lu.se eller TEM, Bantorget 3, 222 29 Lund.

Uppföljande möte (ca 2h) för att diskutera utförda förändringar i systemet bokas in under andra halvan av oktober.

Övriga förslag och påpekanden i rapporten finns inget krav att efterleva eller avrapportera utan de förvaltar ni efter eget omdöme. De är intryck från ett kort besök i er verksamhet och som revisor har jag valt att skriva av mig mina reflektioner i förhoppningen att där ska finnas något som leder till eftertanke och utveckling. Eftersom jag på kort tid inte sätter mig in i alla förutsättningar i verksamheten så är givetvis inte allt tillämpbart.

Välkommen att maila eller ringa på 0708-92 73 03 för att stämma av eventuella oklarheter.

6 Referenser och källor

Skriftliga referenser har varit dokument inom miljöledningssystemet och relevanta verifikat.

Muntliga referenser följer revisionsplanen och inkluderar följande personer:

Lennart Ahlkvist, lantmäteriavdelningen

Inga Hallén, förvaltningschef

Malin Sjögren, bygglovsavdelningen

Christer Källqvist, programarkitekt

Pontus Gunnarsson, administrativa avdelningen

Jonas Andréasson, lantmäteriavdelningen och miljösamordnare

Åke Hellström, strukturavdelningen

Ole Kashmir, planavdelningen

Utöver det har kortare samtal förts med övriga anställda då tillfälle getts, såsom:

Majbritt Nörrelökke, städning, Byggmästargatan och Västra Station

Gyula Pintér, brandfarlig vara

Kristina Sorek Persson, plan Södra Sandby

Lisbeth Berg , Utbildningsregister och hyresavtal

LarsErik Holmgren,

LarsGöran Richt, planingenjör

Lisa Östman, kompensatoriska åtgärder