Revisionsrapport 2010
Extern miljörevision, Stadsbyggnadskontoret 23 augusti 2010
1 Revisionsfakta
Granskad verksamhet Stadsbyggnadskontoret Kontaktperson Jonas Andréasson, miljösamordnare Revisor Marie Pettersson, Stiftelsen TEM vid Lunds Universitet, certifierad miljörevisionsledare ISO 19011 Omfattning av revisionen Extern miljörevision. Tid: 2 dagar totalt varav 1 dag på plats. Dokument som utgör underlag för revisionen Miljörutiner i gällande version samt stickprov på verifikat och övriga relevanta rutiner/instruktioner.
2 Revisionens resultat
Över lag bedöms Stadsbyggnadskontorets miljöarbete fungera väl. Eftersom mycket av förvaltningens miljöhänsyn finns inbyggd i ärendehantering och planförfarande fungerar miljöledningssystemet mest som ett skal och de rutiner som finns här styr aktiviteter med förhållandevis liten påverkan jämfört med förvaltningens inverkan på samhällsbyggnads-processen. Det finns här en risk att systemet egentligen inte ger något större mervärde utan mest blir ”något det är krav på att ha”. Här är det därför viktigt att fundera på hur systemet kan ge större miljömervärde i verksamheten.
Miljöledningssystemet är inlagt i en wiki-lösning vilket ger ett användarvänligt och lättillgängligt system.
Vid revisionen konstaterades 4 avvikelser och 12 noteringar som presenteras nedan. Avvikelserna presenteras även på separata blanketter. Avvikelserna behöver åtgärdas eller på annat sätt hanteras för att Stadsbyggnadskontoret skall leva upp till kraven på miljöledningssystem i Lunds kommun.
3 Revisorns iakttagelser och identifierade förbättringsområden
Planering (policy, miljöaspekter, lagar och andra krav, ledningens engagemang) Miljöpolicyn innehåller föreskrivna komponenter och känns relevant för verksamheten. Den finns tillgänglig i Stadsbyggnadskontorets wiki-system. Däremot är den inte tillgänglig för allmänheten vilket är ett krav i standarden.[A] Policyn kunde inte hittas på Lunds kommuns hemsida. Det är dessutom inte helt självklart hur man hittar till Stadsbyggnadskontoret på denna hemsida överhuvudtaget och det vore önskvärt att man förutom verksamhetsområden kunde få en överblick över kommunens organisation och de olika förvaltningarna.
Aspektlistan håller en övergripande men rimlig omfattning och har en bra utformning. Man har på ett föredömligt sätt fångat upp de indirekta miljöaspekterna och styrt den betydande indirekta aspekten ”miljöeffekter av samhällsbyggnadsprocessen” i mål och policy. Ett problem dock är att de betydande aspekterna Kontorsmaterial/papper/lamineringsplast får samma siffra (17) som den självklart mycket mer påverkande aspekten miljöeffekter av samhällsbyggnadsplaner. Orsaken är att mätskalan i värderingsmodellen är för trubbig och kanske är det som att jämföra äpplen och päron. Samtidigt bör det här tydliggöras att det är klasskillnad på dessa aspekter. [N]
Den laglista som tillhandahålls verksamheten upplevs som tung och svårarbetad och används därför inte. Det är också för sällan att få den uppdaterad en gång om året då det ofta sker regelförändringar som kan påverka verksamheten. Denna laglista fanns vid revisionstillfället inte tillgänglig i systemet.
Istället har Stadsbyggnadskontoret ett för dem mera anpassat sätt att jobba med lagstiftning då en anställd jurist håller koll på vilka lagar de berörs av och hur det påverkar verksamheten. Dessutom byggs mycket av den för förvaltningen viktigaste miljölagstiftningen in i de olika typerna av ärendehantering och planförfarandet. Formellt sätt bryter Stadsbyggnadskontoret mot kommunstandarden krav. Samtidigt fungerar det här förfaringssättet väl för förvaltningen och jag ser ingen anledning till att börja använda en laglista som inte fungerar för verksamheten. Däremot bör rutinen som styr hanteringen av lagar och andra krav ändras så att den stämmer med det verkliga förfaringssättet. [A]
Ständig förbättring (mål, handlingsplaner)
Förvaltningen har två övergripande mål. Ett mål som hanterar den indirekta miljöpåverkan från samhällsbyggnadsprocessen, samt ett som styr den interna miljöpåverkan med miljöhänsyn vid inköp och förbrukning.
Ett av de detaljerade målen handlar om att minska mängden förbrukningsmaterial och man har angett start och slutdatum för detta. Däremot har man inte angett någon målmängd, dvs önskad procentuell minskning. Det vore här önskvärt att veta vad som ska uppnås för att kunna satsa resurser därefter. [N].
Det andra detaljerade målet är att man ska genomföra två konkreta projekt ur LundaEko. Åtgärder är att ett nytt kulturmiljöprogram ska arbetas fram och att en ny översiktsplan ska arbetas fram. Speciellt det sistnämnda förefaller som en aktivitet som även utan ett MLS skulle genomföras och här behöver miljörelevansen förtydligas, som att speciell miljöhänsyn i något avseende ska tas. [A]
Organisation (kompetens, ansvar, resurser, kommunikation)
Kompetensen inom förvaltningen rörande miljöfrågor bedöms som god och resurstilldelningen som tillräcklig.
Jämfört med andra förvaltningar är beslutsvägarna korta inom Stadsbyggnadskontoret. Miljöledningsgruppen är synonymt med ledningsgruppen och istället för att ha speciella miljöombud har alla anställda ett krav på sig att ha en hög medvetenhet när det gäller dessa frågor.
Ansvarsfördelningen gällande miljö styrs i rutin och bedöms vara tydlig.
Kommunikationen vad gäller miljö sköts mestadels på avdelningsmöten där miljö är en stående punkt.
Dokumentation (rutiner och dokumenthantering)
Dokumentationssystemet bedöms som väl avvägt med avseende på förvaltningens verksamhet.
Wikisystemet gör att dokumentationshanteringen skiljer sig från andra förvaltningars. Olika dokumentversioner syns i wiki-historiken.
Här stämmer inte rutinen för dokumentstyrning då det gamla sättet att ange uppdatering av dokument beskrivs. [A] För tillfället kan dessutom alla medarbetare gå in och göra ändringar fastän det egentligen bara ska vara miljösamordnaren som har rättighet att göra det. [N]
Verksamhetsstyrning (vardagens rutiner)
De verksamhetsstyrande rutiner som finns bedöms överlag fungera bra.
De allra viktigaste rutinerna är de som t.ex. styr ärendehantering och upprättandet av olika planer. Här finns miljöhänsyn med som en naturlig del, mycket pga att lagstiftningen, t.ex. PBL kräver detta.
Rutin finns för kris och katastrofberedskap, men inte i miljöledningssystemet. Här bör länk infogas till relevant rutin. [N]
När det gäller avfallshantering hittades några mindre avvikelser. Tillståndet för transport av farligt avfall för Stena Miljö AB, som ligger i systemet, gick ut 09-08-20. [N]
Det finns idag problem med återvinningsstationen utanför Stadsbyggnadskontoret på Byggmästaregatan. Eftersom alla kärl är öppna händer det att personer utifrån slänger skräp här och ibland i fel behållare så att källsorteringen förstörs. Här skulle man kanske fundera på att ha ett låst sophus, eller åtminstone tydlig skyltning. [N]
Lysrörshanteringen på Byggmästaregatan är ett problem. Här ansvarar Serviceförvaltningen för att byta och transportera bort de gamla lysrören. Av okänd anledning har lysrören istället hamnat i Stadsbyggnadskontorets källare. Denna hantering bör styras upp så att lysrören når sin slutliga destination. [N]
Rengöringsmedel med faromärkning hittades i städförråd som inte hör till förvaltningen. Har troligtvis lämnats kvar av Serviceförvaltningen. Viktigt att säkerställa att personer som jobbar på organisationens uppdrag är medvetna om förvaltningens regler och inte lämnar kvar några kemikalier. [N]
En mängd lastpallar blir kvar vid ingången vid Byggmästaregatan efter varutransporter. Det bör säkerställas att dessa tas om hand då de innebär en viss brandrisk. [N]
Vid kontroll av två lantmäteribilar fanns säkerhetsdatablad till den brandklassade märkfärgen endast i den ena bilen. [N]
Uppföljning (avvikelsehantering, interna revisioner, ledningens genomgång, uppföljning)
Det avvikelsehanteringssystem som finns idag används obefintligt. Enligt utsago för att verksamheten inte ger upphov till några. Samtidigt behöver man här kanske tänka i vidare banor än oavsiktliga utsläpp av kemikalier som kanske inte äger rum i denna typ av verksamhet. Avvikelser kan ju t.ex. handla om rutiner om inte fungerar med verkligheten m.m. Kanske behövs en informationsinsats för att tydliggöra detta. [N]
Det finns i systemet både blanketter för avvikelsehantering och förbättringsförslag och man kan med fördel slå ihop dessa för att förenkla det hela. [N]
Program för interna revisioner finns och här täcks alla områden in. Ledningens genomgång har genomförts för 2010.
Uppföljning sker årligen via miljöredovisning. För närvarande är utvärdering av planer under upprättande. Detta är ett viktigt, men svårt område att följa upp då effekterna är så långsiktiga.
4 Hantering av avvikelser och förslag
Samtliga avvikelser införs i det egna avvikelserapporteringssystemet och hanteras via era rutiner. Senast 19 november och gärna tidigare ska underlag vara inlämnat för att stänga avvikelserna. För den bedömningen fyller ni i avvikelseblanketten med vad ni gjort för att åtgärda avvikelsen (korrigerande åtgärder) och vad ni gjort för att den inte ska uppträda igen på samma eller annat ställe i organisationen (förebyggande åtgärder). Grundförutsättningen är att ni ska bifoga bevis (exempelvis protokoll från ledningens genomgång) som medför att avvikelsen kan släckas men vissa brister är svåra att lösa fort och då krävs en konkret handlingsplan och ”bevis” för att den kommer att genomföras så snart möjligt.
Bedömningsunderlag skickas till Marie Pettersson, via Marie.Pettersson@tem.lu.se eller till TEM, Klostergatan 12, 222 22 Lund.
Övriga förslag och påpekanden i rapporten finns inget krav att efterleva eller avrapportera utan de förvaltar ni efter eget omdöme. Det bör dock påpekas att många av noteringarna i framtiden kan generera avvikelser.
5 Referenser och källor
Skriftliga referenser har varit dokument inom miljöledningssystemet och relevanta verifikat.
Muntliga referenser inkluderar följande personer:
Jonas Andreasson, Lantmäterichef, Lantmäteriavdelningen Claus Pedersen, Strukturavdelningen Ole Kasimir, Planavdelningen