Revisionsrapport 2013

Revisionsrapport Extern miljörevision på Lunds kommun Stadsbyggnadskontoret, SBK, 2013-10-10

Revisor: Tommy Aspeqvist, Aspeqvist Miljö & Revision AB

Kontaktperson Serviceförvaltningen: Jonas Andreasson

Omfattning av revisionen: Ledningsgruppen, Miljöledningssystemets rutiner, besök i verksamheten planeringsprocessen, struktur, lantmäteriet.

Syfte med revisionen

1) Bekräftelse på ledningssystemets överensstämmelse med krav enligt ”Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun”

2) Utvärdering av ledningssystemets verkan för att säkerställa att organisationen:

• är kapabel att uppfylla tillämpliga lagstadgade, reglerande och avtalsmässiga krav

• uppnår fastställda mål

Fokusområde:

• Ständiga förbättringar.

Intervjuade under revisionen

Jonas Andreasson, miljösamordnare/stadsingenjör

Barbro Yngvesson, administrativ chef

Eva Dalman, projektchef kommunkontoret

Ole Kasimir, planchef

Resultat från revisionen:

Stadsbyggnadskontoret sköter myndighetsutövning enligt Plan- och bygglagen, PBL och andra lagar, lämnar råd och ger service i plan- och byggfrågor, arbetar med frågor från övergripande planering till konkreta byggprojekt, svarar för kartframställning, mätningsverksamhet och fastighetsbildning Samhällsbyggnadskontoret har fem avdelningar, plan, struktur, bygglov, lantmäteriet och administration. Det finns ca.90 anställda och i stadsbyggnadskontorets verksamhet ingår att för byggnadsnämndens räkning ha tillsyn över byggnadsverksamheten enligt plan- och bygglagen, förordningen om obligatorisk ventilationskontroll (OVK), lagen om civilt försvar.

Miljöledningssystemet uppfyller ”Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun” och är väl implementerat i verksamheten. Miljöledningssystemet är byggt i ”WIKI-miljö” och finns länkat på internet och är publikt.

Stort engagemang kan noteras från ledning och personal för miljöfrågor generellt och det finns många exempel inom verksamheten där miljöfrågor har stort utrymme. Verksamheten har relativt liten direkt miljöpåverkan men har en enorm indirekt miljöpåverkan via beslut i samhällsbyggnadsprocessen inom Lunds kommun.

Målområden 2012-2014 är: • Miljömål 1 a: Öka miljöhänsynen vid inköp och förbrukning, minska mängden förbrukningsmaterial till 2014-12-31 jämfört med 2011-12-31 Miljömål 2 a: • Minimera den negativa miljöpåverkan från samhällsbyggnadsprocessen. Delta i arbetet med att ta fram nya LundaEko. Slutföra ett av två föregående delmål - kulturmiljöprogram (gamla LundaEko-målet). Översiktsplanen är klar! • Miljömål 2 b: Minimera den negativa miljöpåverkan från samhällsbyggnadsprocessen. Genomför minst 1 dialogtillfälle och informationstillfälle per år angående miljöfrågor till 2014-12-31

Miljömålsområden är riktigt bra och relevanta speciellt att minimera den negativa miljöpåverkan från samhällsbyggnadsprocessen. Det pågår många projekt inom Lunds kommun där SBK är med i beslutsprocessen. Goda exempel på vad man vill upp är t.ex. • 100 % lokalt producerad förnybar energi från första projekt • Långsiktigt mål: 150 % - staden som kraftverk • 1/3 kollektivtrafik, 1/3 g/c, 1/3 bil • Vindstudier, krontäckning, icke-hårdgjort, dagvatten • 100 % näringsämnen tillvaratas i bortforslad jord • 30 % av marken ska kunna odlas igen – reversibelt • 50 % av dagens odling skall kompenseras med stadsodling • Upplevelseplan i varje etapp: mötesplatser, funktionsblandning, ljud/buller, dofter/luftföroreningar, synintryck/visuella problem, taktila upplevelser • Promenadstad: gående prioriteras, låga hastigheter, gena sträckningar och lustfyllt att gå!

Kravet på Ständiga förbättringar bedöms vara uppfyllt då påverkan av beslut bedöms vara stor och miljöaspekter beaktas i varje enskilt projekt inom Lunds kommun. En brist i detta är dock att någon miljömålsuppföljning inte sker vid genomgång eller annat protokollfört forum. Något uttryck för hur målen framskrider skall tas fram, något mätetal är det allra bästa för att kunna se och mäta trender.

SBK bedöms ligga i framkant i miljöengagemang och miljö förbättringar där miljönytta skapas för lång tid framåt. Lunds kommun har tidigare legat något efter Malmö stads miljöarbete men bedöms nu vara i ledningen i landet. LundaEko - Lunds program för ekologiskt hållbar utveckling och LundaMats - hållbara resor och transporter är styrmedel som har stor genomslagskraft i samhällsbyggnadsprocessen.

Totalt 4 avvikelser, 1 noteringar

Avvikelser

Avvikelse 1.

Krav: Ledningsgruppens genomgång protokollförs och varje punkt kommenteras. Behov av förbättringar, ändringar och andra beslut antecknas Avvikelse: Ledningens genomgång protokollförs inte, rutinen följs inte.

Avvikelse 2.

Stadsbyggnadskontorets administrativa avdelning har en jurist anställd som har till uppgift att samordna och hålla alla uppdaterade på giltig lagstiftning inom stadsbyggnadskontorets ansvarsområde. Förvaltningsjuristen har tillgång till lagtjänster på internet från Karnov för att hålla sig uppdaterad. Det finns en central laglista som uppdateras 1 gång per år via en central resurs i kommunen. Krav: Förvaltningen/bolaget ska ha tillgång till aktuell miljölagstiftning och andra krav som är tillämpliga för verksamheten Avvikelse: Det finns ingen aktuell och uppdaterad miljölaglista inom SBK. Tillgänglighet till lagar och krav saknas då Karnov inte fungerar tillfredställande!

Avvikelse 3.

Krav: Miljöorganisationen samt deras roller, ansvar och befogenheter ska dokumenteras. Övrigas ansvar och befogenheter, som kan bidra till betydande miljöpåverkan, ska dokumenteras. Se även krav i Förordning (1998:901) om verksamhetsutövares egenkontroll. Avvikelse: Kravet uppfylls inte då befogenheter saknas för de flesta roller.

Avvikelse 4.

Vid nödlägen följs Kris och katastrofplanen. Denna bygger på en riskanalys av Stadsbyggnadskontorets lokaler (inklusive risker för miljöpåverkan). Krav: Riskanalysen, som ligger till grund för och Kris och katastrofplan, KKP, för stadsbyggnadskontoret uppdateras årligen. Adresslistorna uppdateras kontinuerligt av löneadministratören. Avvikelse: Kris och katastrofplanen är senast uppdaterad 2004 och inte aktuell.

Noteringar

Notering 1. Under den externa revisionen noteras att intranätet är mycket ”trögt”, svårt att ladda ned dokument och det är svårt att navigera i. Det finns länkar som är direkt felaktiga, dokument öppnas inte. Länken http://kartor.lund.se/wiki/Miljoledning som hänvisar till miljöledningssystemet är inte logiskt placerat i systemet, bör vara länkat från platsen där Stadsbyggnadskontoret har sina övriga dokument. Det finns också dokument i miljöledningssystem som bör ”städas¤ bort som är utgångna och inte aktuella, t.ex. Stenas certifikat och tillstånd.

Hantering av avvikelser och förbättringsförslag

Samtliga avvikelser införs i det egna avvikelserapporteringssystemet och hanteras enligt era rutiner. Senast 21 november ska underlag/verifikat vara inskickat för att stänga avvikelserna. För den bedömningen fyller ni i egen avvikelseblanketten med vad ni gjort för att åtgärda avvikelsen (korrigerande åtgärder) och vad ni gjort för att det inte skall ske igen på andra ställen (förebyggande åtgärder).

Avvikelserna bör kunna stängas inom utsatt tid och om det inte är möjligt p.g.a. lång handläggningstid skickas en ”handlingsplan” där det tydligt beskrivs hur avvikelsen skall kunna avslutas!

Svar på avvikelser samt verifikat skickas till Tommy Aspeqvist, via mail tommy@aspeqvist.se Tommy Aspeqvist, Mastvägen 15, 590 77 Vreta Kloster

Återkom gärna för att klarlägga ev. oklarheter mobil: 070-541 93 87