Revisionsrapport 2016

Revisionsrapport

Extern miljörevision på Lunds kommun Stadsbyggnadskontoret, SBK, 2016-11-10

Revisor: Tommy Aspeqvist, Aspeqvist Miljö & Revision AB

Kontaktperson Stadsbyggnadskontoret: Jonas Andreasson

Omfattning av revisionen: Ledningsgruppen, Miljöledningssystemets rutiner, besök i verksamheten planeringsprocessen, struktur, lantmäteriet.

Syfte med revisionen

1. Bekräftelse på ledningssystemets överensstämmelse med krav enligt ”Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun” ver. 2013

2. Utvärdering av ledningssystemets verkan för att säkerställa att organisationen:

- är kapabel att uppfylla tillämpliga lagstadgade, reglerande och avtalsmässiga krav

- uppnår fastställda mål

Fokusområde:

• Ständiga förbättringar.

Intervjuade under revisionen

Jonas Andreasson, miljösamordnare/stadsingenjör

Kunde inte träffa förvaltningschef och delar av ledningen då de var upptagna med andra ärenden

Resultat från revisionen:

Stadsbyggnadskontoret

• sköter myndighetsutövning enligt Plan- och bygglagen (PBL) och andra lagar

• lämnar råd och ger service i plan- och byggfrågor

• arbetar med frågor från övergripande planering till konkreta byggprojekt

• svarar för kartframställning, mätningsverksamhet och fastighetsbildning

• I stadsbyggnadskontorets verksamhet ingår att för byggnadsnämndens räkning ha tillsyn över byggnadsverksamheten enligt plan- och bygglagen, förordningen om obligatorisk ventilationskontroll (OVK), lagen om civilt försvar, samt lagen om brandfarliga och explosiva varor. Verksamheten finansieras dels av skattemedel och dels via avgifter enligt fastställd taxa. Det finns ca.80 anställda och i stadsbyggnadskontorets verksamhet Sida 2 av 5

Miljöledningssystemet uppfyller ”Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun” och är väl implementerat i verksamheten. Miljöledningssystemet är byggt i ”WIKI-miljö” och finns länkat på internet och är publikt. Stratsys är det nya verktyget.

Stort engagemang kan noteras från ledning och personal för miljöfrågor generellt och det finns många exempel inom verksamheten där miljöfrågor har stort utrymme. Verksamheten har relativt liten direkt miljöpåverkan men har en mycket stor indirekt miljöpåverkan via beslut i samhällsbyggnadsprocessen inom Lunds kommun. Ledningens genomgång är ännu inte genomför 2016 då den nytillträdde förvaltningschefen inte har haft tillgänglig tid. Ledningens genomgång genomfördes inte 2015 och sammantaget har detta medfört en mindre avvikelse.

Målen för stadsbyggnadskontoret skall fastställas av byggnadsnämndens politiker, utöver målen från fullmäktige och KS. Målbilden är oklar då organisationen har fått oklara direktiv från kommunstyrelsen och hur man ska ta hand om mål i LundaEko och LundaMaTs. Oklart också hur man ska tillämpa Stratsys och vilka av de övergripande mål som är relevanta för Stadsbyggnadskontoret. Denna oklarhet har medfört en mindre avvikelse.

Det finns direktiv från kommunstyrelsen att använda Stratsys för mål och handlingsplaner, verktyget är delvis tillämpat, inte klart ännu. Då det mycket svårt att följa upp genomförda åtgärder för att stötta miljömålen och vilken eventuella positiv miljöeffekt det har nedfört är det fullt möjligt att mäta verkligt genomförda åtgärder. Har man lyckats skapa stads- och tätortsmiljöer med blandade funktioner, skapa förutsättningar för biologisk mångfald och ekosystemtjänster, skapa förutsättningar för hållbara energisystem, skapa energi- och resurseffektiva byggnader är det indikatorer för måluppfyllnad.

Kravet på Ständiga förbättringar bedöms vara uppfyllt då påverkan av beslut bedöms vara stor och miljöaspekter beaktas i varje enskilt projekt inom Lunds kommun. En brist i detta är dock att någon miljömålsuppföljning inte sker vid genomgång eller annat protokollfört forum. Något uttryck för hur målen framskrider skall tas fram, något mätetal är det allra bästa för att kunna se och mäta trender (se förbättringsförslag i denna rapport). Interna revisioner är inte genomförda under 2014-2015 och det är inte i enlighet med krav. Bristen har medfört en mindre avvikelse. Laglistan som är ”bruttolistan” med ca.50 sidor bör anpassas till den egna verksamheten och varje relevant krav skall vara styrda av instruktioner eller rutiner, det saknas i den aktuella listan idag.

Sida 3 av 5

Rutinen ” Uppdatering av lagar och krav” hänvisar felaktigt till ”Karnov” som inte används längre.

Rutinen ” Uppdatering av mål och handlingsplaner” bör hänvisa till Lundaeko och LundaMaTs.

Stadsbyggnadskontoret har ännu inte påbörjat arbetet med utökade krav i ”Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun” ver 2016 och rekommenderas påbörja arbetet ganska omgående och implementera krav i verksamheten.

Totalt 4 avvikelser, 3 noteringar och 1 förbättringsförslag

Avvikelser

Avvikelse 1. Ledningens genomgång

Krav: Ledningsgruppens genomgång av miljöledningsarbetet sammanställs en gång per år. Ledningsgruppens genomgång protokollförs och varje punkt kommenteras. Behov av förbättringar, ändringar och andra beslut antecknas

Avvikelse: Ledningens genomgång är ännu inte genomför 2016 då den nytillträdde förvaltningschefen inte har haft tid. Ledningens genomgång genomfördes inte 2015 och sammantaget har detta medfört en mindre avvikelse.

Avvikelse 2. Interna revisioner

Krav: En gång per år (tidigare - två gånger per år) revideras Stadsbyggnadskontorets miljöledningssystem av internrevisorer (enligt tidsplanen). Hela miljöledningssystemet ska ha reviderats under en treårsperiod.

Avvikelse: Interna revisioner är inte genomförda under 2014 och 2015 och det är inte i enlighet med krav. Bristen har medfört en mindre avvikelse. Avvikelse 3. Avvikelsehantering

Krav: Enligt interna rutin ” Avvikelserutin”

Avvikelse: Enligt resultat från den interna revisionen och vid granskning under denna revision finns det fortfarande avvikelser kvar från den externa revisionen 2013-10-10. Hanteringen av avvikelser uppfyller inte interna krav på hur avvikelser skall hanteras.

Sida 4 av 5

Avvikelse 4. Miljömål

Krav: De detaljerade miljömålen kan ses som delmål för att uppfylla de övergripande målen. De ska vara tidsatta och om möjligt mätbara. De detaljerade miljömålen ska följas upp. Detaljerade miljömål kan sträcka sig över cirka tre år.

Avvikelse: Målbilden är oklar då organisationen har fått oklara direktiv från kommunstyrelsen och hur man ska ta hand om mål i LundaEko och LundaMaTs. Oklart också hur man ska tillämpa Stratsys och vilka av de övergripande mål som är relevanta för Stadsbyggnadskontoret.

Noteringar

Notering 1. Det finns direktiv från kommunstyrelsen att använda Stratsys för mål och handlingsplaner, verktyget är delvis tillämpat.

Notering 2. Laglistan som är ”bruttolistan” med ca.50 sidor bör anpassas till den egna verksamheten och varje relevant krav skall vara styrda av instruktioner eller rutiner, det saknas i den aktuella listan idag.

Notering 3. Det finns rutiner som inte är uppdaterade:

• Rutinen ” Uppdatering av lagar och krav” hänvisar felaktigt till ”Karnov” som inte används längre.

• Rutinen ” Uppdatering av mål och handlingsplaner” bör hänvisa till LundaEko och LundaMaTs.

Förbättringsförslag 1

Då det mycket svårt att följa upp genomförda åtgärder för att stötta miljömålen och vilken eventuella positiv miljöeffekt det har nedfört är det fullt möjligt att mäta verkligt genomförda åtgärder. Har man lyckats skapa stads- och tätortsmiljöer med blandade funktioner, skapa förutsättningar för biologisk mångfald och ekosystemtjänster, skapa förutsättningar för hållbara energisystem, skapa energi- och resurseffektiva byggnader är det indikatorer för måluppfyllnad.

Sida 5 av 5

Hantering av avvikelser och förbättringsförslag

Samtliga avvikelser införs i det egna avvikelserapporteringssystemet och hanteras enligt era rutiner. Senast 1 december ska underlag/verifikat vara inskickat för att stänga avvikelserna. För den bedömningen fyller ni i egen avvikelseblanketten med vad ni gjort för att åtgärda avvikelsen (korrigerande åtgärder) och vad ni gjort för att det inte skall ske igen på andra ställen (förebyggande åtgärder).

Avvikelserna bör kunna stängas inom utsatt tid och om det inte är möjligt p.g.a. lång handläggningstid skickas en ”handlingsplan” där det tydligt beskrivs hur avvikelsen skall kunna avslutas!

Svar på avvikelser samt verifikat skickas till Tommy Aspeqvist, via mail tommy@aspeqvist.se Tommy Aspeqvist, Mastvägen 15, 590 77 Vreta Kloster Återkom gärna för att klarlägga ev. oklarheter mobil: 070-541 93 87