Revisionsrapport 2019

Revisionsrapport Extern miljörevision på Lunds kommun Stadsbyggnadskontoret, SBK, 2019-11-14

Revisor: Tommy Aspeqvist, Aspeqvist Miljö & Revision AB

Kontaktperson Stadsbyggnadskontoret: Jonas Andreasson

Omfattning av revisionen: Ledningsgruppen, Miljöledningssystemets rutiner, besök i verksamheten, rundtur inom Lunds kommun.

Syfte med revisionen

1. Bekräftelse på ledningssystemets överensstämmelse med krav enligt ”Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun” ver. 2016

2. Utvärdering av ledningssystemets verkan för att säkerställa att organisationen:

- är kapabel att uppfylla tillämpliga lagstadgade, reglerande och avtalsmässiga krav

- uppnår fastställda mål

Fokusområde:

• Miljömålens koppling till LundaEko II

Intervjuade under revisionen

Jonas Andreasson, miljösamordnare/stadsingenjör

Susanna Bruzell, hållbarhetsstrateg

Det var inte möjligt att träffa förvaltningschef och delar av ledningen då de var upptagna med andra ärenden samt sjukdom Resultat från revisionen:

Stadsbyggnadskontoret är byggnadsnämndens förvaltning.

Stadsbyggnadskontoret

• sköter myndighetsutövning enligt Plan- och bygglagen (PBL) och andra lagar

• lämnar råd och ger service i plan- och byggfrågor

• arbetar med frågor från övergripande planering till konkreta byggprojekt

• svarar för kartframställning, mätningsverksamhet och fastighetsbildning

Verksamheten

Stadsbyggnadskontoret har fem avdelningar.

1. Administrativa avdelningen ansvarar för byggnadsnämndens administration och expediering av beslut. Till avdelningen hör även ekonomifunktion samt kommunikatör.

2. Strukturavdelningen handlägger den översiktliga fysiska planeringen och trafik- och grönstrukturfrågor.

3. Planavdelningen handlägger detaljplaner.

4. Bygglovavdelningen handlägger bygglov och anmälan, ärenden om obligatorisk ventilationskontroll samt tillstånd för hantering av brandfarliga varor. Till avdelningen är även tillgänglighetsrådgivare knuten.

5. Lantmäteriavdelningen ansvarar för kartframställning, mätningsverksamhet och fastighetsbildning i Lunds kommun. Avdelningen ansvarar även för kommunens GIS-verksamhet (Geografiskt Informations System). I stadsbyggnadskontorets verksamhet ingår att för byggnadsnämndens räkning ha tillsyn över byggnadsverksamheten enligt plan- och bygglagen, förordningen om obligatorisk ventilationskontroll (OVK), lagen om civilt försvar, samt lagen om brandfarliga och explosiva varor. Verksamheten finansieras dels av skattemedel och via avgifter enligt fastställd taxa. Det finns ca.80 anställda och i stadsbyggnadskontorets verksamhet

Inom Lunds kommun pågår ett omfattande arbete med hållbarhetsfrågor och kommunen bedöms ligga i framkant inom många olika områden.

• Näst bästa miljökommunen 2019

• Topp fem i arbetet med agenda 2030

• Först i landet med ett klimatpolitiskt råd

• Bäst i Sverige på svekologiskt och ekologiskt

• Bäst på hållbara transporter (för tredje året i rad)

• Tredje bästa cykelkommun

Resultat från revisionen

Ledningen har svårt att bedöma om miljöledningssystemet är tillräckligt och verkningsfullt. Detta beror på att systemet är otydligt med tanke på att det omfattar både stora och små frågor. Fokus på Stadsbyggnadskontoret är de indirekta miljöaspekterna som ger stor påverkan för lång tid framöver i form av beslut. De mindre betydande frågorna som kommer från den egna verksamheten, avfall, lokaler, kemikalier etc. är en lite del av verksamhetens miljöpåverkan. Fokus på miljöledningssystemet tappas då de interna frågorna utgör fokus. ”Det är inte miljöledningssystemet som driver frågorna”. Det kan upplevas som en viss ”meningslöshet” med miljöledningssystemet och en sidovagn till verksamheten. Ledningen har ett stort ansvar att integrera miljöledningssystemet i verksamheten så att det blir det verktyg som avses.

Miljö utgör en stor del av vardagen och kommer igen i de flesta frågor förvaltningen arbetar med. LundaEko är direkt styrande av vad man ska fokusera på och det finns tydligt beskrivet i Stratsys hur målen skall brytas ned till aktiviteter. Samtliga målområden är väl beskrivna och nedbrutna, det finns dock inte en helt tydlig koppling till miljöledningssystemet.

Det saknas indikatorer för att kunna mäta miljömålen och det gör det svårt att se ständiga förbättringar. Måluppfyllnaden mäts med en subjektiv bedömning och redovisas i den årliga miljöredovisningen och Stratsys. För att få en bättre uppfattning bör organisationen sammanfatta goda konkreta exempel på vad man faktiskt har åstadkommit under året. De finns tex. mål att genomföra dialoger med intressenter i syfte att påverka dessa att välja mera hållbara lösningar och det blir svårt att mäta framgång då rådighet över målet inte finns. Har SBK lyckats skapa stads- och tätortsmiljöer med blandade funktioner, skapa förutsättningar för biologisk mångfald och ekosystemtjänster, skapa förutsättningar för hållbara energisystem, skapa energi- och resurseffektiva byggnader är det indikatorer för måluppfyllnad. I dessa exempel finns mycket stora möjligheter att hållbarhetsperspektivet blir verklighet. Man kan låta respektive avdelning/enhet redovisa sina exempel och koncentrera detta i årsrapporten. Protokoll från ledningens genomgång granskades. Det är otydligt beskrivet hur beslut skall verkställas, vem ska genomföra beslutet och när skall det vara genomfört. Resurser har bedömts och det noteras brister men ledningen har tagit beslut om prioriteringar och det är bra. I övrigt ett bra och tydligt protokoll. Det bedöms som om Stadsbyggnadskontoret har en effektiv omvärldsbevakning generellt sett och det är viktigt. Som ett dokumenterat krav enligt ”Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun” är det inte genomförd då man har inväntat den övergripande från kommunkontoret, detta har medfört en avvikelse. Vid intervju med en konsult noteras att personen inte alls var introducerad, visste tex. inte något om nödlägesberedskapen eller var återsamlingsplatsen var förlagd. Ledningssystemet beskriver inte hur konsulter, praktikanter, studenter ex-jobbare skall introduceras. Detta har medfört en avvikelse. Under intervjun med hållbarhetsstrategen och miljösamordnaren fick de ge några bra exempel på vad stadsbyggnadskontoret har kunnat påverka och skapa ökad hållbarhet över tid. Pågående projekt i Kjällby, beslut väntas att lägga ner reningsverket, tomten kan bli nytt grönområde eller nya bostäder. Veberöd: Stor tomtmark kan innehålla ca 650 bostäder: Hållbarhetsfokus, klimatsmarta lösningar, energilösningar, materialval, mobilitetsaspekter. Resejämföraren, ett attitydpåverkansverktyg, utvecklat för ca 10 år sedan, mycket användbart. Brunnshög, forskningsanläggningarna ESS och MAX IV kommer att generera stora mängder överskottsvärme. För att ta vara på denna bygger Kraftringen världens största lågtempererade fjärrvärmenät. Energin, som annars skulle gått till spillo, återanvänds på ett innovativt och effektivt sätt – helt i linje med Brunnshögs vision om en hållbar stadsutveckling.

Spårvägen mellan Lund C och ESS är en satsning på framtidens kollektivtrafik. Fördelarna är uppenbara – spårvägar kan transportera många människor samtidigt, de är miljövänliga och släpper inte ut några avgaser eftersom de drivs med el. Spårvägen kommer att gå i trafik sensommaren 2020 och är en del av tredjedelsmålet: maximalt en tredjedel av trafiken till och från Brunnshög ska ske med bil, minst två tredjedelar ska ske med cykel eller kollektivtrafik. En längre rundtur genomfördes i Lunds kommun med fokus på stadsomvandling till en hållbar stad. Flera olika projekt visades och mycket nytt och spännande pågår inom Stadsbyggnadskontoret. Miljöledningssystemet uppfyller ”Krav på miljöledningssystem i Lunds kommun Ver 2016” och är implementerat i verksamheten.

Totalt 2 avvikelser och 3 noteringar

Avvikelser

Avvikelse 1. Organisationens förutsättningar och intressenters krav

Krav: En enkel omvärlds/intressentanalys ska göras för att identifiera verksamhetens intressenter och deras viktigaste miljökrav/förväntningar. Prioriterade intressentkrav ska räknas som bindande krav.

Avvikelse: Omvärldsanalysen är inte genomförd/dokumenterad.

Avvikelse 2. Kompetens och medvetenhet

Krav: All personal ska ha aktuell kunskap om förvaltningens/bolagets miljöledningssystem (miljöpolicy, mål, rutiner och bindande krav de berörs av) och ska vara medvetna om sitt ansvar. All personal, inklusive ledningen, vars arbete kan ge upphov till betydande miljöpåverkan ska ha kompetens grundad på lämplig utbildning, upplärning eller erfarenhet. Avvikelse: Ledningssystemet beskriver inte hur konsulter, praktikanter, studenter ex-jobbare skall introduceras.

Noteringar

Notering 1. En metod att kunna mäta utveckling av miljömål behöver utvecklas. Notering 2. Ledningen har ett stort ansvar att integrera miljöledningssystemet i verksamheten så att det blir det verktyg som avses.

Notering 3. Det är otydligt beskrivet hur beslut från Ledningens genomgång skall verkställas, vem ska genomföra beslutet och när skall det vara genomfört. Sida 5 av 5

Hantering av avvikelser och noteringar

Samtliga avvikelser införs i det egna avvikelserapporteringssystemet och hanteras enligt era rutiner. Senast 5 december ska underlag/verifikat vara inskickat för att stänga avvikelserna. För den bedömningen fyller ni i egen avvikelseblanketten med vad ni gjort för att åtgärda avvikelsen (korrigerande åtgärder) och vad ni gjort för att det inte skall ske igen på andra ställen (förebyggande åtgärder).

Avvikelserna bör kunna stängas inom utsatt tid och om det inte är möjligt p.g.a. lång handläggningstid skickas en ”handlingsplan” där det tydligt beskrivs hur avvikelsen skall kunna avslutas!

Svar på avvikelser samt verifikat skickas till Tommy Aspeqvist, via mail tommy@aspeqvist.se Tommy Aspeqvist, Mastvägen 15, 590 77 Vreta Kloster

Återkom gärna för att klarlägga ev. oklarheter, mobil: 070-541 93 87

Hantering

Hanteringsplan för avvikelser enligt externrevision hos Stadsbyggnadskontoret 2019.

Avvikelse 1. Organisationens förutsättningar och intressenters krav

Krav: En enkel omvärlds/intressentanalys ska göras för att identifiera verksamhetens intressenter och deras viktigaste miljökrav/förväntningar. Prioriterade intressentkrav ska räknas som bindande krav.

Avvikelse: Omvärldsanalysen är inte genomförd/dokumenterad.

Åtgärd: Integrera resultat från egna omvärldsspaningen med kommunkontorets arbete och för in enligt rutin.

Senast åtgärdat: 1/7 2020

Ansvarig: Jonas Andreasson

Avvikelse 2. Kompetens och medvetenhet

Krav: All personal ska ha aktuell kunskap om förvaltningens/bolagets miljöledningssystem (miljöpolicy, mål, rutiner och bindande krav de berörs av) och ska vara medvetna om sitt ansvar. All personal, inklusive ledningen, vars arbete kan ge upphov till betydande miljöpåverkan ska ha kompetens grundad på lämplig utbildning, upplärning eller erfarenhet. Avvikelse: Ledningssystemet beskriver inte hur konsulter, praktikanter, studenter ex-jobbare skall introduceras

Åtgärd: Se till att förbättra rutiner för hur folk som vistas och arbetar på kontoret får den kännedom som de behöver och rutinen säger. Senast åtgärdat: 1/3 2020

Ansvarig: Jonas Andreasson

Notering 1. En metod att kunna mäta utveckling av miljömål behöver utvecklas.

Åtgärd: Ta fram en metod som bygger på beskrivning av något genomfört projekt, med uppsatta intentioner avseende miljöeffekter. Senast åtgärdat: 1/7 2020

Ansvarig: Susanna Bruzell.

Notering 2. Ledningen har ett stort ansvar att integrera miljöledningssystemet i verksamheten så att det blir det verktyg som avses. Åtgärd: Se över hur vi bättre kan integrera miljöledningssystemet.

Senast åtgärdat: 1/7 2020

Ansvarig: Jonas Andreasson

Notering 3. Det är otydligt beskrivet hur beslut från Ledningens genomgång skall verkställas, vem ska genomföra beslutet och när skall det vara genomfört.

Åtgärd: Se till att bättre beskriva verkställigheten enligt anmärkningen ovan vid nästa ledningens genomgång. Till nuvarande protokoll se till att, vid verkställigheten, förtydliga vad som avses.

Senast åtgärdat: 31/12 2020

Ansvarig: Jonas Andreasson